DOERJ - 14/10/2015

1) Lei obriga as empresas a dar mesmas condições para clientes novos e antigos
2) Remoção servidor 
3) Designa servidores para Comissão de Seleção do Plano Estratégico 
4) Nova Instrução Normativa sobre procedimentos de arquivo e protocolo na SEFAZ

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ATOS DO PODER LEGISLATIVO

LEI Nº 7077 DE 09 DE OUTUBRO DE 2015

OBRIGA AS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇO DE TELEFONIA FIXA, MÓVEL, DE TV POR ASSINATURA E DE TRANSMISSÃO DE DADOS VIA INTERNET A OFERECEREM,

AOS CONSUMIDORES COM CONTRATOS EM ATIVIDADE, AS MESMAS CONDIÇÕES PARA ADESÃO AOS NOVOS PLANOS E PACOTES PROMOCIONAIS.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Faço saber que a Assembléia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º - Ficam as operadoras de serviços de telefonia móvel, fixa, de TV por assinatura e de transmissão de dados via banda larga, obrigadas a oferecerem, aos consumidores que possuam contratos em atividade, as mesmas condições previstas para a adesão de novos planos e pacotes promocionais.

Art. 2° - As disposições contidas no caput do artigo 1º aplicar-se-ão somente aos novos planos e pacotes promocionais que mantenham as mesmas características, conteúdos, programação, franquia de minutos, taxa de velocidade e taxa de transferência de dados dos planos anteriormente contratados.

Art. 3º - Nos casos de TV por assinatura aplicar-se-ão as disposições contidas nesta Lei aos pacotes adicionais anteriormente contratados e objeto de novas promoções.

Art. 4º - A transferência para os novos planos e pacotes promocionais efetuar-se-á somente mediante concordância e sem ônus para o consumidor.

Art. 5º - Independente dos prazos estipulados nos contratos em atividade, fica vedada a cobrança de multa em função da adesão aos novos planos e pacotes promocionais.

Art. 6º - A inobservância das disposições contidas na presente Lei importará, no que couber, a aplicação das penalidades contidas no artigo 56 da Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990.

Art. 7º - O Poder Executivo regulamentará a presente Lei.

Art. 8º - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 09 de outubro de 2015

LUIZ FERNANDO DE SOUZA

Governador

Projeto de Lei nº 1583-A/2012

Autoria do Deputado: Zaqueu Teixeira

Id: 1897996

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ATO DO SECRETÁRIO

DE 09.10.2015

REMOVE LUIZ FERNANDO PEREIRA CALDAS, Auditor Fiscal da Receita Estadual, 1ª Categoria, identidade funcional nº 1953551-1, da Inspetoria de Fiscalização Especializada de IPVA, da Inspetoria de Fiscalização Especializada, da Subsecretaria Adjunta de Fiscalização, da Subsecretaria de Receita, da Secretaria de Estado de Fazenda, para Inspetoria Regional de Fiscalização Norte, da Inspetoria Regional de Fiscalização da Capital, da Subsecretaria Adjunta de Fiscalização, da Subsecretaria de Receita, da mesma Secretaria. Processo nº E-04/067/359/2015.

Id: 1897312

SUBSECRETARIA GERAL DE FAZENDA

ATO DO SUBSECRETÁRIO GERAL

PORTARIA SGF Nº 23 DE 09 DE OUTUBRO DE 2015

DESIGNA SERVIDORES PARA COMPOR COMISSÃO PARA SELEÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO.

O SUBSECRETÁRIO GERAL DE FAZENDA, no uso de suas atribuições legais, e o que consta do processo administrativo nº E-04/056.644/2015,

CONSIDERANDO:

- a obrigatoriedade de processo seletivo para escolha de proponente (pessoa jurídica) para elaboração do Plano Estratégico da SEFAZ (2016-2031), no âmbito do Programa Pró- Gestão II, consoante as políticas de aquisição do organismo financiador (Banco Mundial - BIRD), e

- a necessidade de o referido processo ser devidamente formalizado,

RESOLVE:

Art. 1º - Designar servidores para compor Comissão de Seleção para Seleção do Plano Estratégico, formada pelos seguintes servidores:

HENRIQUE GARCIA LIMA, ID4270843-5

JULIANA DUFFLES DONATO MOREIRA, ID 4378053-9

LEANDRO DAS NEVES CORREA, ID-5006900-4

MÔNICA FIGUEIREDO DO AMARAL, ID 4359660-6

SÉRGIO MAURICIO DINIZ FESTAS, ID 4322931-0

Art. 2º - Determinar que o processo seletivo se dê em conformidade com as regras disciplinadas pelo Banco Mundial.

Art. 3º - Determinar que a Comissão de Seleção encaminhe o resultado de sua avaliação à Subsecretaria de Planejamento Estratégico e Modernização Fazendária. Art. 4º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 09 de outubro de 2015

FRANCISCO CALDAS

Subsecretário Geral de Fazenda

Id: 1897327

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DEPARTAMENTO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS

ATO DA DIRETORA-GERAL

INSTRUÇÃO NORMATIVA SEFAZ/DGAF Nº 007 DE 08 DE OUTUBRO DE 2015

ESTABELECE OS PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DE PROTOCOLO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS NA SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA.

A DIRETORA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS - DGAF, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO:

- as determinações do Decreto nº 42.002/2009, que dispõem sobre a avaliação de documentos, no âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro;

- as orientações do Manual de Gestão de Documentos do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, aprovado pelo Decreto nº 44.012/2013, e do Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto nº 44.414/2013; e

- as diretrizes da Resolução SEFAZ nº 529, de 05 de setembro de 2012, que estabelece normas de procedimento para o cumprimento do Decreto nº 43.597/2012, no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda.

- SEFAZ,

RESOLVE:

Art. 1º - A produção, o trâmite, a avaliação, o arquivamento e a destinação final de documentos e processos da Secretaria de Estado de Fazenda - SEFAZ dar-se-ão nos termos desta Instrução Normativa.

Art. 2º- Para os efeitos da presente Instrução Normativa considerase:

I- ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

II- ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Conjunto de documentos originários do Arquivo Corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução.

III- ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor científico ou cultural.

IV- ATIVIDADES-FIM - Atividades que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resultam na produção e na acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.

V- ATIVIDADES-MEIO - Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resultam na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

VI- ATOS ENUNCIATIVOS - São todos aqueles em que a Administração se limita a certificar ou a atestar um fato, ou emitir opinião sobre determinado assunto, sem se vincular ao seu enunciado. Tecnicamente, não podem ser considerados atos administrativos, uma vez que não produzem efeitos jurídicos, não havendo manifestação da vontade da administração.

VII- ATOS ORDINATÓRIOS - São aqueles que disciplinam o funcionamento interno da Administração. São decorrentes do Poder Hierárquico e podem ser emitidos por qualquer chefe a seus subordinados. Não obrigam particulares nem agentes subordinados a outras chefias.

VIII- ATOS NORMATIVOS - São gerais e abstratos, aplicáveis a todas as pessoas que estiverem em determinada situação. Seu caráter normativo torna-os leis em sentido material e, por isso, são considerados atos administrativos impróprios.

IX- ATOS NEGOCIAIS - São aqueles em que a vontade da Administração Pública coincide com o interesse do administrado, sendo-lhe atribuídos direitos e vantagens. São formalizados em alvarás, termos ou, mesmo, simples despachos. Podem ser discricionários ou vinculados, definitivos ou precários.

X- ATOS SANCIONADORES - São aqueles que contêm uma sanção aos que descumprirem normas legais ou administrativas. Esses atos somente são lícitos se forem precedidos de processo administrativo. Conforme seus destinatários, podem ser de atuação interna ou de atuação externa. Os últimos estão previstos em cada um dos estatutos dos servidores públicos (ex.: demissão e suspensão).

XI- AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - Consiste na análise dos documentos de arquivo, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos. Os documentos podem ser encaminhados para: descarte (quando não servirem à administração); transferência para arquivo intermediário (para cumprir prazo de guarda); recolhimento para guarda permanente.

XII- DISTRIBUIÇÃO INTERNA - É o encaminhamento de documentos e processos entre os setores da Secretaria de Estado de Fazenda.

XIII- DOCUMENTO - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou suporte.

XIV- DOCUMENTO DIGITAL - Todo arquivo digital gerado em um computador ou periférico, que também contenha um resumo de seu conteúdo (hash) e a identificação de seu autor. Caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional.

XV- DOCUMENTO DIGITALIZADO - É a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.

XVI- EXPEDIÇÃO - É a remessa de documentos e processos para órgãos externos à estrutura da SEFAZ.

XVII- GESTÃO DE DOCUMENTOS - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos de arquivo em Idades Corrente e Intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.

XVIII- RECOLHIMENTO - É a passagem, conceitual e física, dos documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente.

XIX- RECEPÇÃO - Compreende os procedimentos de recebimento, conferência e registro dos documentos e processos;

XX- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD) - É o instrumento legal de gestão de documentos que regulamenta as ações de Transferência, Recolhimento e Eliminação, além de definir prazos para as Idades Corrente e Intermediária, em função de valores administrativo, legal e fiscal.

XXI- TIPOLOGIA DOCUMENTAL - Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

XXII- TRANSFERÊNCIA - É a passagem, conceitual e física, dos documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.

XXIII- UNIDADE ADMINISTRATIVA (UA) - Setor da SEFAZ que realiza uma atividade que lhe é própria e específica; possui um gestor e funcionários com competência para consultar, tramitar e despachar em processos no Sistema de Protocolo Integrado do Poder Executivo Estadual - UPO.

XXIV- UNIDADE PROTOCOLADORA SETORIAL - UPS - Setor da SEFAZ com competência para autuar processos administrativos e tributários, gerenciar expedição, recepção e tramitação de documentos e realizar procedimentos processuais dentro de sua esfera de atuação.

XXV- UNIDADE PROTOCOLADORA CENTRAL - UPC - Setor da SEFAZ com competência para autuar processos administrativos e tributários, gerenciar expedição, recepção e tramitação de documentos, realizar procedimentos processuais, aplicar e disseminar as políticas e diretrizes de protocolo, no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda.

XXVI- VALOR PRIMÁRIO - Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos (Idade Corrente), legais e fiscais (Idade Intermediária).

XXVI- VALOR SECUNDÁRIO - Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (Idade Permanente).

Art. 3º - A Unidade Protocoladora Central da SEFAZ é a Divisão de Protocolo - DVPROT, a quem compete:

I- manter os dados relativos à SEFAZ no Sistema de Protocolo Integrado do Poder Executivo Estadual - UPO atualizados.

II- manter atualizada a relação de Unidades Protocoladoras.

III- atuar em conjunto com a Comissão de Gestão de Documentos da SEFAZ, o Arquivo Público do Estado Rio de Janeiro - APERJ e o Centro de Tecnologia de Informação e Comunicação do Estado do Rio de Janeiro - PRODERJ.

IV- orientar e capacitar as Unidades Protocoladoras Setoriais.

V- receber e realizar a distribuição interna de todos os documentos externos da SEFAZ, com exceção dos recebidos diretamente pela Central de Atendimento ao Contribuinte - CAC, pelas Repartições Fazendárias instaladas fora do edifício sede da SEFAZ, e pelo Conselho de Contribuintes.

VI- excluir os registros de processos/documentos no UPO, após autorização das autoridades competentes e do DGAF.

Art. 4º- Compete às Unidades Protocoladoras Setoriais - UPS da Secretaria de Estado de Fazenda:

I- realizar e controlar a recepção, a distribuição interna e a expedição de documentos e processos dentro de suas esferas de atuação.

II- auxiliar a Comissão de Gestão de Documentos - CGD e a Chefia de Gabinete no atendimento às solicitações de desarquivamento, vistas e/ou cópias de processos ou documentos demandados por cidadãos/contribuintes que tenham optado ou não pelo acesso nos termos do Decreto nº 43.597/2012.

III- realizar procedimentos processuais exclusivamente dentro de suas esferas de atuação.

IV- gerir os acessos e as atividades realizadas no UPO exclusivamente dentro de sua esfera de atuação:

a - Impedir o uso indevido de logins e senhas;

b - Acompanhar o trâmite dos processos e dos documentos;

c - Comunicar à DVPROT qualquer inconsistência encontrada ou cometida;

V- disseminar as políticas e diretrizes de protocolo dentro de suas esferas

de atuação.

Art. 5º - A elaboração de todo documento oficial produzido pela SEFAZ deverá apresentar a seguinte estrutura:

I - margens superior e inferior de 2,5 cm e laterais de 3 cm;

II - cabeçalho, que será inserido apenas na primeira página do documento e conterá:

a - Brasão do Estado do Rio de Janeiro, disponível na Intranet, em órgãos-dgaf-dvprot-brasão oficial para documentos;

b - Identificadores fixos (Governo do Estado do Rio de Janeiro e Secretaria de Estado de Fazenda), seguidos pela Unidade Administrativa com maior nível hierárquico à qual o produtor do documento está subordinado;

c - Os identificadores e a Unidade Administrativa deverão ser escritos com a fonte Times New Roman, tamanho 9. As letras iniciais de cada palavra deverão estar em caixa alta e as demais em caixa baixa.

III - texto, que deverá ser produzido com a letra Times New Roman, tamanho 12, espaçamento entre linhas de 1,5 cm e espaçamento de parágrafo de 1,25 cm;

IV - assinatura, sempre centralizada à página, com espaçamento entre linhas de 1cm, fonte Times New Roman, tamanho 12, e:

a - Nome completo do signatário;

b - Cargo e Unidade Administrativa, abaixo e centralizado, escrito com as letras iniciais de cada palavra em caixa alta e as demais letras em caixa baixa;

c - Número da Identidade Funcional, sob o cargo.

V- rodapé, quando aplicável, deverá ser produzido em Times New Roman, tamanho 9, com o texto centralizado e conterá:

a - Nome da SEFAZ por extenso e em negrito;

b - Endereço da Unidade Administrativa produtora do documento;

c - Telefone da Unidade Administrativa produtora do documento;

d - E-mail institucional da Unidade Administrativa produtora do documento;

e - Não é permitido o uso do e-mail individual do servidor.

VI - o Código de Classificação deve ser inserido no canto superior esquerdo, conforme tipologia documental correspondente nos Planos de Classificação de Documentos das atividades-meio e fim de cada Unidade Administrativa, quando houver;

VII - se o documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida marcação ou indicação de grau de sigilo ou indicação das demais hipóteses de restrição de acesso que possuam legislação própria, no canto superior esquerdo, acima do Código de Classificação, com o respectivo grau de sigilo em todas as páginas;

VIII - se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de encaminhamento na sua tramitação, deve-se inserir carimbo de classificação de precedência (URGENTE ou URGENTÍSSIMO) abaixo da Classificação de Sigilo. Os documentos com classificação de precedência devem ter prioridade na tramitação;

IX - se o documento possuir anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s) documental(is) anexada(s) e a quantidade de folhas entre parênteses.

Art. 6º- O despacho é uma espécie documental, com códigos de classificação específicos.

§ 1º - Os despachos não serão exarados na mesma folha do original, e sim em folha separada;

§ 2º - É vedada a utilização do verso das folhas dos despachos;

§ 3º - É obrigatório o uso de rodapé nos despachos;

§ 4º - Fica dispensada a inserção de folha em branco (Folha de Continuação) no final do processo.

Art. 7º - A Correspondência Interna (CI) será utilizada apenas para encaminhar documentos, prestar ou solicitar informações e realizar comunicações ordinárias e rotineiras no âmbito da SEFAZ, e, sob nenhuma hipótese, servirá para atos de regulamentação, negociais, normativos, sancionadores, ordinatórios ou enunciativos.

Art. 8º - O Ofício é uma correspondência expedida para entes externos à estrutura da Secretaria de Estado de Fazenda;

I - possuem competência para expedir Ofícios pela Secretaria de Estado de Fazenda: Secretário de Estado, Subsecretários de Estado, Subsecretários-Adjuntos, Chefe de Gabinete, Auditor-Geral, Contador-Geral, Corregedor-Geral, Diretor-Geral de Administração e Finanças, Superintendentes, Diretores de Departamento, Coordenador de Administração de Pessoal, Coordenador de Recursos Humanos e Inspetores.

II - a produção de Ofício Conjunto obedecerá ao layout normal do Ofício, e seus identificadores serão formatados do seguinte modo:

a - Nome abreviado da espécie documental, seguido pela palavra CONJUNTO, pelas siglas dos órgãos, em caixa alta, pelo número de ordem do documento e pelo ano, conforme o exemplo abaixo:

- Of. CONJUNTO/SEFAZ/SEPLAG nº 024/2013.

Parágrafo Único- É obrigatório o uso do rodapé nos Ofícios expedidos pela SEFAZ. O rodapé aparecerá apenas na primeira folha do documento, ficará centralizado à página, será escrito utilizando a fonte Times New Roman, tamanho 9, com espaçamento entre linhas de 1cm e deverá conter os seguintes elementos:

I - nome da SEFAZ por extenso e em negrito;

II - nome e endereço completo do Setor que produziu o ofício;

III - telefone de contato;

IV - correio eletrônico institucional, caso exista;

Art. 9º - Apenas os servidores estatutários e os servidores comissionados (extraquadro) podem assinar e/ou rubricar documentos oficiais, sejam eles analógicos, digitais ou eletrônicos.

Art. 10 - Todas as Unidades Administrativas deverão manter seus Arquivos Correntes devidamente organizados.

§ 1º - As diferentes tipologias documentais serão arquivadas em caixas distintas;

§ 2º - Em cada caixa deverá ser afixada a etiqueta padrão da SEFAZ, disponível na Intranet em órgãos-dgaf-dvgd-modelo de etiqueta para caixa arquivo.

§ 3º - Na etiqueta deverão constar:

I - a Unidade Administrativa e sua hierarquia.

II - a tipologia documental arquivada na caixa.

III - o Período ou o ano.

IV - o número da caixa.

§ 4º - Dentro das caixas os documentos deverão estar organizados de modo a facilitar a pesquisa.

I - poderá ser empregado qualquer método de arquivamento (alfabético, numérico, cronológico, geográfico, ou outro que auxilie na recuperação dos documentos, quando necessário);

§ 5º - A quantidade de documentos arquivados não poderá ultrapassar a capacidade de armazenamento da caixa.

§ 6º - As caixas de cada Unidade Administrativa receberão uma numeração única e sequencial, em ordem crescente, reiniciada anualmente.

§ 7º - As pastas suspensas destinadas ao arquivamento de documentos deverão conter grampos, para fixação dos papeis e visor de etiqueta, devidamente preenchido com os dados dos documentos.

§ 8º - As pastas suspensas são de uso exclusivo das Inspetorias de Fiscalização Regionais e do Interior.

§ 9º - As pastas suspensas deverão ficar devidamente organizadas nos armários.

§ 10 - A retirada por empréstimo de qualquer documento deverá ser registrada no formulário Guia Fora, disponível na Intranet em orgãosdgaf-dvgd-guia fora, que substituirá o documento em seu local de arquivamento, até o retorno do mesmo.

§ 11 - A Guia Fora, de que trata o parágrafo anterior, deverá conter os dados do documento e do local de armazenamento, o nome, a Identidade Funcional, a lotação atual e os contatos do requerente, bem como a data da retirada do documento.

Art. 11 - Os documentos originais da SEFAZ, ainda que digitalizados, deverão ser preservados pelo prazo informado nas Tabelas de Temporalidade ou de acordo com o disposto na legislação pertinente.

§ 1º - Os documentos digitalizados terão seu acesso restrito aos interessados.

§ 2º - Um sistema de controle deverá proteger os documentos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição indevidas.

§ 3º - Deverá ser realizada indexação dos documentos digitalizados, de modo a permitir a precisa localização dos mesmos.

Art. 12- Apenas os gestores de cada área poderão requerer a criação de novas Unidades Protocoladora ou Administrativa, alteração de Unidades, e inclusão ou exclusão de operadores no sistema UPO.

§ 1º - Para concessões de acesso ao sistema UPO a novos usuários, o gestor deverá encaminhar sua solicitação via e-mail, para o endereço upo@fazenda.rj.gov.br, informando:

I- sigla da Unidade Protocoladora ou Administrativa;

II- nome completo;

III- Id. Funcional;

IV- CPF;

V- e-mail corporativo;

VI- data de nascimento; e

VII- número do telefone para contado.

§ 2º - Para alteração de perfis, inclusão ou exclusão de operadores em Unidades Protocoladoras ou Administrativas no UPO, o gestor deverá encaminhar sua solicitação via e-mail, para o endereço upo@fazenda.rj.gov.br, informando:

I- nome completo do operador;

II- sigla de operador, utilizada no UPO;

III- sigla de usuário, utilizada no Portal Corporativo;

IV- sigla da Unidade Protocoladora/Administrativa.

§ 3º- Para a criação alteração e exclusão de Unidades Protocoladora ou Administrativa no UPO, o gestor deverá encaminhar sua solicitação via e-mail, para o endereço upo@fazenda.rj.gov.br, informando:

I- o nome e a sigla da área e suas subordinações;

II- o nome, o CPF e o Id. Funcional do servidor responsável pela nova unidade no UPO;

III- o telefone e e-mail do servidor responsável pela nova unidade no UPO.

§ 4º- A DVPROT deverá receber as solicitações indicadas no caput, preparando uma minuta de ofício, que, após aprovação pelo DGAF, será assinada e expedida ao APERJ, que atenderá as solicitações.

§ 5º- Para resolução de qualquer problema de acesso ao Portal Corporativo (www.portalsistemascorporativos.rj.gov.br/), o servidor deverá clicar no link (Clique aqui) indicado, à esquerda no site.

I- ao acessar a página destinada à recuperação de acesso, o servidor preencherá os dados solicitados, substituindo a matrícula pelo Id Funcional, quando for o caso.

II- após completar o preenchimento dos campos, o servidor confirmará os dados e anotará as informações concedidas ao fim do procedimento;

III- retornará à página inicial do Portal Corporativo e preencherá os dados fornecidos.

IV- caso o procedimento falhe, o servidor deverá contatar os técnicos do PRODERJ, pelo telefone 0800 941 3090.

Art. 13 - Todos os procedimentos processuais, o trâmite e a confirmação de recebimento, a reconstituição e o arquivamento de documentos e processos serão obrigatoriamente registrados no UPO, observando sempre os seguintes procedimentos:

I- conferir se a estrutura dos documentos está de acordo com o disposto no Manual de Gestão de Protocolo;

II- conferir se os documentos estão classificados de acordo com os Planos de Classificação de Documentos em vigor;

III- verificar se os documentos possuem classificação de sigilo e/ou celeridade;

IV- conferir se os processos estão íntegros, corretamente instruídos, com os devidos despachos, anexos, apensos e/ou volumes;

V- registrar o recebimento no UPO, no ato da entrega do processo/documento.

Parágrafo Único- As falhas nos procedimentos processuais resultarão na devolução ao remetente para correção.

Art. 14- É vedado aos Auditores Fiscais da Receita Estadual tramitar processos para fora de sua lotação, devendo fazê-lo por intermédio de sua Unidade Protocoladora Setorial/Administrativa.

Art. 15- Quando da necessidade de abertura de processo, o solicitante deverá informar, á Unidade Protocoladora Setorial, o assunto, conforme as classes do Plano de Classificação de Documentos do Estado do Rio de Janeiro em vigor, ou o assunto do UPO e os graus de sigilo e celeridade.

§ 1º- A relação de Códigos e Assuntos está disponível na Intranet, no endereço: órgãos/dgaf/dvprot/sistema de pesquisa de códigos de documentos;

§ 2º- A Unidade Protocoladora Setorial abrirá o processo, instruirá o Termo de Abertura e o documento originador e preencherá a capa dos processos administrativos, informando o órgão, o número do processo, a data de início, o nome do interessado e o assunto (de acordo com o Plano de Classificação de Documentos vigente);

§ 3º- O solicitante receberá o processo aberto com o documento gerador e instruirá as demais peças processuais.

Art. 16- Os Termos de Abertura, Acautelamento, Anexação, Desacautelamento, Desapensação, Desarquivamento e Reabertura possuem dois modelos, um será utilizado no caso em que o solicitante for servidor da SEFAZ, e o outro, quando não o for.

Art. 17- Os Termos de Encerramento de Processos e de Volumes contam como peças do processo e receberão carimbo de instrução processual, que deverá ser devidamente preenchido e numerado.

§ 1º- Ao encerrar um processo ou volume, seus Termos de Encerramento serão considerados no total de folhas do processo ou volume.

§ 2º- É vedada a quebra de páginas de documentos a serem instruídos no volume.

§ 3º- A quantidade de volumes abertos deve ser informada nas capas do processo e de seus volumes.

§ 4º- Sempre encerrar o volume anterior antes da abertura do seguinte.

Art. 18- Para a correta retificação dos elementos processuais no carimbo de instrução será necessário preencher todos os campos do carimbo de Emenda Carmim, com caneta de tinta vermelha, inclusive o número da Identidade Funcional.

Art. 19- Todas as solicitações de alteração ou exclusão de processos/documentos devem ser submetidas aos Subsecretários de Estado de Fazenda, ou gestor com cargo equivalente, a quem compete deferir ou indeferir tais solicitações.

Art. 20- A solicitação de alteração ou exclusão de processos/documentos será feita mediante preenchimento de formulários próprios (Anexos VII e VIII).

§ 1º - Fica vedada a exclusão de processos/documentos que tenham sido tramitados;

§ 2º- Processos criados em duplicidade podem ser juntados ou apensados;

Art. 21 - Os processos autuados antes da publicação do Decreto Estadual nº 43.897, de 30 de outubro de 2013, não precisarão ser adequados às suas regras.

§ 1º- Os documentos criados a partir de 30 de outubro de 2013, e instruídos nos processos citados no caput, deverão estar em conformidade com a 2ª Edição do Manual de Gestão de Protocolo;

§ 2º - Se os processos citados no caput possuírem mais de 10 % do limite de folhas determinado na 2ª Edição do Manual de Gestão de Protocolo, eles não poderão tramitar sem o encerramento e a abertura dos volumes correspondentes.

Art. 22- A Procuradoria Geral do Estado, o Sistema Jurídico Estadual, os Órgãos da Administração Indireta e os órgãos externos ao Poder Executivo Estadual não estão sujeitos às regras do Manual de Gestão de Protocolo.

Parágrafo Único- Ainda que os processos ou documentos advindos destes órgãos possuam inconformidades em relação a essas regras, as Unidades Protocoladoras da SEFAZ não deverão devolvê-los, exceto após análise dos casos abaixo:

I- falta de folhas;

II- falta de apensos ou anexos;

III- falta de assinatura;

IV- rasura ou deterioração que prejudique a informação.

Art. 23- Os documentos com classificação de precedência terão prioridade na tramitação.

Art. 24- Todos os documentos com classificação de sigiloso e/ou dados pessoais deverão tramitar em envelope duplo.

Art. 25- O período de acautelamento de um processo não poderá exceder 12 meses.

Parágrafo Único- A permanência do acautelamento deverá ser motivada pelo gestor da Unidade, em despacho instruído no processo.

Art. 26- A Unidade Protocoladora deverá registrar, no campo Observação do UPO, todas as informações sobre a reconstituição de um processo.

Parágrafo Único- O processo reconstituído será apensado ao processo original caso este reapareça.

Art. 27- A Eliminação de processos/documentos dar-se-á somente nos casos previstos na TTD de Atividade-Meio e na TTD-SEFAZ e seguirá os procedimentos descritos no Anexo II desta Resolução.

§ 1º- A Eliminação de processos/documentos dar-se-á mediante autorização da CGD.

§ 2º- Os processos e documentos não contemplados na TTD de Atividade-Meio e na TTD-SEFAZ deverão ser avaliados pela CGD da SEFAZ, que deliberará sobre sua destinação.

Art. 28- Esgotado o prazo de guarda em Arquivo Corrente, a Unidade Administrativa deverá aplicar as Tabelas de Temporalidade, segundo as orientações da CGD, e transferir ou eliminar os documentos.

§ 1º- Processos apensos e acautelados não poderão ser transferidos.

§ 2º- Processos e documentos sigilosos não poderão ser eliminados até que sejam desclassificados.

§ 3º- O gestor da Unidade Administrativa que irá proceder a eliminação deverá preencher e assinar a Listagem de Eliminação de Documentos, no campo “Responsável pela eliminação”.

Art. 29- Findo o prazo de guarda em Arquivo Intermediário, os documentos e os processos administrativos serão selecionados pela Divisão de Arquivo - DARQ e destinados para eliminação ou guarda permanente.

§ 1º- A DARQ deverá relacionar os documentos em uma planilha e encaminhá-la, via CI, à Unidade Administrativa, solicitando autorização para eliminar ou recolher os documentos.

§ 2º- A Unidade Administrativa que possuir grandes volumes de processos e/ou documentos selecionados para Eliminação poderá encaminhá-los à DARQ, que providenciará a fragmentação dos papeis.

§ 3º- A fragmentação dos processos/documentos poderá ser realizada por empresa ou cooperativa de catadores contratada para este fim.

§ 4º- Os documentos não poderão ser incinerados.

§ 5º- A Unidade Administrativa produtora dos processos/documentos deverá designar servidores para acompanhar a fragmentação dos processos/documentos.

Art. 30- Os processos e documentos destinados à guarda permanente não permanecerão na SEFAZ, serão recolhidos ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro - APERJ, conforme previsto no Manual de Gestão de Documentos.

Art. 31- Os casos não previstos nesta Resolução, serão tratados pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da SEFAZ/RJ.

Art. 32 - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário, em especial a Instrução Normativa DGAF nº 001/2013.

Rio de Janeiro, 08 de outubro de 2015

DÉBORA PEÇANHA GONÇALVES

Diretora-Geral