DOERJ de 02/01/2019

1) Cria comitê permanente de governança e gerenciamento de risco

2) Define normas para protocolo no SEI

3) Remoção de servidores

4) Produtividade dos Auditores da Junta de Revisão Fiscal

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Secretaria de Estado de Fazenda

ATO DO SECRETÁRIO

RESOLUÇÃO SEFAZ Nº 368 DE 27 DE DEZEMBRO DE 2018

DISPÕE SOBRE A GESTÃO E GERENCIAMENTO DE RISCOS E CRIA O COMITÊ PERMANENTE DE GOVERNANÇA E GERENCIAMENTO DE RISCOS, NO ÂMBITO DA ESTRUTURA DA SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA E PLANEJAMENTO - SEFAZ.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA E PLANEJAMENTO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO:

- que a gestão e gerenciamento de riscos corporativos é um processo que visa conferir razoável segurança para o alcance dos objetivos pretendidos pela Administração;

- que a gestão e gerenciamento de riscos corporativos prepara a Administração para  possíveis situações negativas que podem vir a ocorrer, de forma a já ter desenhados os caminhos mais adequados para minimizar os impactos de ameaças e, nos casos em que for possível, evitar a ocorrência desses eventos;

- que o amadurecimento da gestão e gerenciamento de riscos corporativos tende a criar boas práticas a serem assimiladas na rotina da Administração e tornar as lições aprendidas referências concretas para todos os gestores;

- as disposições da Lei Estadual nº 7.989, de 14 de junho de 2018 e do Decreto n° 42.092, de 27 de outubro de 2009; e

- o disposto na norma ABNT NBR ISO 31000 da Associação Brasileira de Normas Técnicas.

RESOLVE:

Art. 1º - Os órgãos integrantes da Estrutura da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento - SEFAZ, deverão implementar, manter, monitorar e revisar o processo de gestão e gerenciamento de riscos, compatível com sua missão e seus objetivos estratégicos, observadas as diretrizes estabelecidas nesta Resolução e demais atos inerentes ao assunto.

§ 1º - Todas as Subsecretarias da SEFAZ deverão integrar em sua estrutura a atividade de gerenciamento de riscos, que poderá ser específica ou ligada a setor com atividades compatíveis.

§ 2º - Entende-se por gestão e gerenciamento de riscos o conjunto de atividades coordenadas destinadas a identificar, analisar, avaliar, tratar

e monitorar riscos.

§ 3º - Para os fins desta Resolução, considera-se risco o efeito da incerteza sobre objetivos estabelecidos, sendo definido como a possibilidade de ocorrência de eventos que afetem a realização ou alcance dos objetivos, combinada com o impacto dessa ocorrência sobre os resultados pretendidos.

Art. 2º - A gestão e gerenciamento de riscos tem por objetivos:

I - tratar, prevenindo, mitigando ou adotando outras medidas, os riscos identificados e considerados indesejáveis que possam afetar o alcance

dos objetivos pretendidos pela organização;

II - apoiar a tomada de decisão; e

III - buscar a melhoria contínua dos processos da organização.

Art. 3º - A gestão e gerenciamento de riscos deverá:

I - abranger os processos organizacionais do setor, em especial aqueles que mais impactam no alcance dos principais objetivos organizacionais;

II - ser realizada de forma sistemática, estruturada e oportuna;

III - levar em consideração os contextos interno e externo do setor e o seu respectivo perfil de risco; e;

IV - ser dinâmico e interativo, envolvendo múltiplos participantes.

Art. 4º - A gestão e gerenciamento de riscos compreendem, no âmbito de cada subsecretaria da SEFAZ, a elaboração, no mínimo, dos

seguintes instrumentos:

I - Plano de Gestão de Riscos; e

III - Plano de Gerenciamento de Riscos.

§ 1º - O Plano de Gestão de Riscos é o documento que estabelece as diretrizes gerais para o gerenciamento de riscos, devendo contemplar, no mínimo, os seguintes elementos:

I - Princípios;

II - Objetivos;

III - diretrizes sobre:

a) como a gestão de riscos será integrada ao planejamento estratégico, aos processos e às políticas da organização;

b) como e com qual periodicidade serão identificados, avaliados, tratados e monitorados os riscos;

c) como será medido o desempenho da gestão de riscos;

d) como serão integradas as instâncias da Subsecretaria responsáveis pela gestão de riscos;

e) a utilização de metodologia e ferramentas para o apoio à gestão de riscos; e;

f) o desenvolvimento contínuo dos agentes públicos em gestão de riscos.

IV - Estrutura;

V - Procedimentos;

VI - Competências;

VII - Responsabilidades; e

VIII - Metodologia.

§ 2º - O gerenciamento de riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:

I - identificação dos principais riscos que possam comprometer o alcance dos objetivos;

II - análise de riscos, consistindo na identificação das possíveis causas e consequências do risco;

III - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e de seu impacto sobre o resultado pretendido;

IV - priorização dos riscos, considerando a avaliação na atividade anterior;

V - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;

VI - para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, a definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem;

VII - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência;

VIII - elaboração do Plano de Gerenciamento de Riscos, documento que sintetiza as atividades acima mencionadas; e

IX - monitoramento periódico dos riscos, quando o Plano de Gerenciamento de Riscos é reavaliado e, se for o caso, ajustado para refletir as novas circunstâncias.

§ 3º - O Plano de Gestão de Riscos deverá ser instituído pelas subsecretarias da SEFAZ, em até seis meses a contar da publicação desta Resolução.

Art. 5º - São objetivos da gestão de riscos:

I - assegurar que os responsáveis pela tomada de decisão, em todos os níveis de cada Subsecretaria , tenham acesso tempestivo a informações suficientes quanto aos riscos aos quais está exposta a organização, inclusive para determinar questões relativas à delegação, se for o caso;

II - aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos da organização, reduzindo os riscos a níveis aceitáveis; e;

III - agregar valor à organização por meio da melhoria dos processos de tomada de decisão e do tratamento adequado dos riscos e dos impactos negativos decorrentes de sua materialização.

Art. 6º - Os setores, ao efetuarem o mapeamento e avaliação dos riscos, deverão considerar, entre outras possíveis, as seguintes tipologias de riscos:

a) riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades da Subsecretaria, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas;

b) riscos de imagem/reputação: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade (ou partes relacionadas) em relação à capacidade do setor em cumprir sua missão institucional;

c) riscos legais ou jurídicos: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do setor;

d) riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do setor de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária;

Art. 7º - Fica criado, no âmbito da SEFAZ, o Comitê Permanente de Governança e Gerenciamento de Riscos.

§ 1º - O Comitê será composto pelo Secretário de Estado de Fazenda e Planejamento e pelos Subsecretários, e será apoiado pela Assessoria Especial da SEFAZ e pelo Auditor Interno da SEFAZ.

§ 2º - São competências do Comitê Permanente de Governança e Gerenciamento de Riscos:

I - promover práticas e princípios de conduta e padrões de comportamentos;

II - avaliar se as estruturas são adequadas para a governança, gestão de riscos e controles internos;

III - promover o desenvolvimento contínuo dos servidores da SEFAZ, através da Escola Fazendária - EFAZ e incentivar a adoção de boas práticas de governança, de gestão de riscos e de controles internos;

IV - promover a integração dos agentes responsáveis pela governança, pela gestão de riscos e pelos controles internos;

V - promover a adoção de práticas que institucionalizem a responsabilidade dos agentes públicos na prestação de contas, na transparência e na efetividade das informações;

VI - aprovar Política de Gestão de Riscos, diretrizes, metodologias e mecanismos para comunicação e institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos;

VIII - supervisionar o mapeamento e avaliação dos riscos-chave que podem comprometer a prestação de serviços de interesse público;

IX - liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos, oferecendo suporte necessário para sua efetiva implementação;

X - estabelecer limites de exposição a riscos globais, bem com os limites de alçada ao nível de unidade, ou atividade;

XI - aprovar e supervisionar método de priorização de temas e macroprocessos para gerenciamento de riscos e implementação dos controles internos da gestão;

XII - emitir, através da Auditoria Interna da SEFAZ, recomendação para o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e dos controles internos; e

XIII - monitorar as recomendações e orientações deliberadas pelo Comitê.

Art. 8º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 27 de dezembro de 2018

LUIZ CLÁUDIO FERNANDES LOURENÇO GOMES

Secretário de Estado de Fazenda e Planejamento

Id: 2155054

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ATO DO SECRETÁRIO

RESOLUÇÃO SEFAZ Nº 369 DE 28 DE DEZEMBRO DE 2018

DEFINE NORMAS DE PROTOCOLO ESPECÍFICAS PARA OS PROCESSOS ELETRÔNICOS,

NO ÂMBITO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA E PLANEJAMENTO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o disposto no Decreto 46.126, de 20 de outubro de 2017 e o Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018 e o disposto no Processo nº E-04/208/100042/2018;

CONSIDERANDO:

- que o Parágrafo Único do art. 20 do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017, prevê que esta SEFAZ editará, em ato próprio, normas de Gestão Documental e de Gestão de Protocolo específicas para a tramitação digital de documentos e processos administrativos;

- que o Parágrafo Único do art. 22 do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017, prevê que esta SEFAZ editará norma específica contendo os procedimentos sistêmicos de arquivamento e desarquivamento para documentos e processos administrativos eletrônicos, observando a Tabela de Temporalidade de Documentos do Estado do Rio de Janeiro;

- que o § 2 do art. 1º do Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018 estabelece que cabe à Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento atuar como órgão central para gestão e normatização complementar das atividades administrativas que impactam a tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Poder Executivo de Estado do Rio de Janeiro; e - que o art. 2º do Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018 diz que as regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto nº 44.414, de 27 de setembro de 2013 e suas alterações, serão aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as exceções que venham a ser objeto de regulação específica publicada pela SEFAZ;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES DOS TERMOS ADOTADOS PELO SEI-RJ

Art. 1º - A operacionalização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ) nos órgãos e entidades do Poder Executivo estadual seguirá as seguintes definições:

I - Unidade: designação dada a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional dos órgãos ou entidades do Estado do Rio de Janeiro.

II - Acesso externo: recurso do SEI-RJ que permite oferecer ao usuário externo do sistema o acesso à íntegra de processo, por período determinado, podendo ou não assinar documentos que componham o processo administrativo eletrônico.

III - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão.

IV - Anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado ou que tratem do mesmo assunto, equivalente à juntada de processos administrativos.

V - Sobrestamento de Processo: interrupção formal do andamento de processo, equivalente ao acautelamento de processos administrativos.

VI - Relacionamento de processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si, como informações complementares, objetos ou interessados em comum e que, por isso, precise de tratamento uniforme, funcionalidade equivalente à apensação de processos administrativos.

VII - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal.

VIII - Documento arquivístico digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) Nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em suporte físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

IX - Documento externo: documento arquivístico não produzido diretamente no sistema.

X - Captura para o SEI-RJ: inclusão de documento arquivístico digital no SEI-RJ obtido diretamente de um scanner ou outra ferramenta apta a capturar em formato compatível o conteúdo de um documento.

XI - Número SEI: código numérico gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema.

XII - Nível de acesso: forma de controle de acesso de usuários a processos e documentos no SEI-RJ, quanto à informação neles contida.

XIII - Credencial de acesso ao SEI-RJ: permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso sigiloso.

XIV - Base de conhecimento: funcionalidade do SEI-RJ destinada à inserção de orientações, fluxos processuais mapeados, definições, base legal e exigências necessárias para a correta instrução de processos.

XV - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI-RJ, constante em sua declaração de autenticidade.

XVI - Finalização de processo na unidade: momento em que a análise processual pela unidade chega ao fim, devendo tramitar o processo para outra, conforme definido pela Base de Conhecimento, sem deixálo aberto na unidade em questão.

XVII - Conclusão de processo: encerramento do tramite processual quando este atinge seu objetivo ou perde seu objeto, sendo realizada exclusivamente pela unidade geradora.

XVIII - Arquivamento: Serão considerados arquivados os processos administrativos eletrônicos devidamente concluídos em todas as unidades que o tramitaram, na forma do inciso XVII.

CAPÍTULO II

DA ELABORAÇÂO DE DOCUMENTOS NO SEI-RJ

Art. 2º - Os documentos a serem produzidos no SEI-RJ serão gerados com referencial da unidade em que forem elaborados.

Art. 3º - Os documentos que não serão assinados por titular da unidade em que foram elaborados devem ser produzidos através da tipologia de minuta e encaminhados à unidade responsável pela revisão e assinatura, que criará versão final do documento em sua própria unidade, a partir das recomendações constantes da minuta.

Art. 4º - Quando o documento destinado a compor processo administrativo eletrônico exigir formatação incompatível com o editor de textos, no momento de sua captura para o SEI deve ser utilizado o formato PDF.

§ 1º - O limite do tamanho individual de arquivos para captura para o SEI de documentos externos será de 20 mb.

§ 2º - Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma a cada arquivo não ultrapassar o limite estabelecido.

§ 3° - Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite estabelecido no § 1º devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o Número de documento SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no processo correspondente.

§ 4º - A mídia a que refere o § 3º será encaminhada para a área responsável pelo processo correspondente para análise e posterior envio para o Arquivo Geral ou Descentralizado, conforme o caso.

§ 5º - O Termo de Guarda de Mídia deverá expressar, de forma clara e objetiva, a localização física e o setor responsável pela guarda da mídia.

CAPÍTULO III

DO RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E SUA DIGITALIZAÇÃO

Art. 5º - As unidades físicas de protocolo dos órgãos e entidades setoriais ou qualquer outra que vier a receber documentos que devam integrar processos administrativos eletrônicos, deverão proceder da seguinte maneira:

I - em caso de documentos em formato eletrônico:

a) A recepção de documento em formato eletrônico está condicionada à aprovação das mídias pelos softwares de antivírus utilizados pelo órgão ou entidade setorial e a verificação de integridade do arquivo entregue, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega;

b) O documento apresentado em formato eletrônico será copiado no ato, devolvendo-se ao interessado o dispositivo físico utilizado, se for o caso.

c) o documento em formato eletrônico deverá ser remetido ao setor destinatário no órgão ou entidade através do SEI-RJ.

II - Em caso de documentos físicos, a administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:

a) proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

b) determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a

sua digitalização;

c) receber o documento para posterior digitalização, considerando que os documentos recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade, considerando que o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável;

§ 1º - A digitalização de documentos deverá ser colorida e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada).

§ 2º - O servidor responsável deverá informar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente, ou cópia simples, ficando registrada em campo de cadastro específico no SEI-RJ denominado “Tipo de Conferência”.

§ 3º - O documento digitalizado deverá ter o respectivo Número SEIRJ anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para guarda.

§ 4º - O tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB.

Art. 6º - Caso haja necessidade de apresentação de documentos físico cujo arquivo resultante da digitalização supere os 20 MB, o arquivo deverá seguir o procedimento estabelecido no art. 11 desta Resolução.

Art. 7º - No ato da juntada do documento, o servidor responsável deve observar se o documento contém informação pessoal e registrar no

SEI-RJ a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade e  com o disposto na legislação vigente.

Art. 8º - No caso de documento de procedência externa recebido em suporte físico pelas unidades de protocolo com indicação de informação sigilosa, este será encaminhado, sem violação do respectivo grau de sigilo, diretamente à unidade a que se destina, que deverá providenciar a inserção no SEI-RJ.

Art. 9º - O servidor responsável pela digitalização de documento deverá autenticá-lo.

§ 1º - A autenticação de documento será feita exclusivamente através de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), conforme estabelecido no art. 3º da Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012.

§ 2º - O documento digitalizado sem a autenticação prevista no parágrafo anterior, será considerado cópia não autenticada, para todos os efeitos, respondendo pela validade da reprodução o servidor responsável pelo lançamento no sistema.

Art. 10 - Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, não ultrapassando o limite de que trata o §4º do art. 2º.

Art. 11 - O objeto cuja digitalização não seja tecnicamente possível deve ser convertido em arquivo eletrônico por meio alternativo, tal como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, e deverá ser identificado como documento físico vinculado ao processo, da seguinte forma, de modo a viabilizar a sua inserção nos autos:

I - deverá ser juntado ao processo Termo de Existência de Documento Físico Vinculado ao Processo;

II - o citado Termo deverá conter as informações referentes a localização exata do documento físico e o setor responsável pela sua guarda, bem como a descrição de seu conteúdo;

III - o documento físico deverá ser mantido no setor enquanto for corrente ou intermediário;

IV - após a conclusão de seu prazo de temporalidade, o órgão deverá adotar as medidas previstas no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro, aprovado pelo Decreto nº 44.012, de 02 de janeiro de 2013;

V - os documentos físicos que forem de guarda permanente deverão ser encaminhados ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ), na forma do Manual de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro, aprovado pelo Decreto nº 44.012, de 02 de janeiro de 2013.

CAPÍTULO IV

DA DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS ABERTOS EM MEIO FÍSICO (LEGADOS)

Art. 12 - Conforme estabelecido pelo art. 8º do Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018, os processos produzidos em suporte físico não serão migrados para o meio eletrônico, exceto:

I - aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

II - exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao processo; e

III - haja autorização da SEFAZ.

Parágrafo Único - o órgão ou entidade que verifique que determinado processo legado cumpre os requisitos dos incisos I e II do caput, poderá encaminhar, via ponto focal setorial, pedido de autorização para a digitalização de processo em meio físico para a Subsecretaria de Gestão (SUBGEST).

Art. 13 - Havendo autorização da SUBGEST, a conversão de processos em suporte físico para o meio eletrônico seguirá os seguintes procedimentos:

I - cada volume deve ter a primeira imagem correspondente a sua capa e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas, respeitando a ordem sequencial;

II - serão digitalizadas as faces das folhas que possuam conteúdo;

III - todos os documentos digitalizados terão que ser autenticados pelo servidor responsável, na forma do parágrafo único do Art. 3° do presente regulamento;

IV - o primeiro documento gerado no SEI-RJ, logo após a captura dos arquivos, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, assinado pelo usuário responsável pela conversão, no qual será registrada a conversão do processo em suporte físico para eletrônico.

§ 1º - O processo objeto da conversão para o suporte eletrônico será cadastrado no SEI-RJ com seu número já existente e mantido o mesmo interessado e sua data de autuação.

§ 2º - Os processos convertidos para o suporte eletrônico deverão ser devidamente arquivados, registrando-se a migração para o meio eletrônico em seu Termo de Encerramento de Processo, na forma do Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto nº 43.897, de 16 de outro de 2012.

§ 3º - A informação de que o processo em questão foi migrado para o SEI-RJ deve ser inserida no Sistema de Controle de Processos e Documentos (UPO), em campo apropriado.

§ 4º - O servidor responsável pela migração deverá cadastrar no SEIRJ, utilizando a funcionalidade “localizador”, informações que permitam identificar o local onde o processo físico encontra-se arquivado.

§ 5º - Nos casos de processos apensados fisicamente, cada processo será convertido individualmente, e relacionados no SEI-RJ.

Art. 14 - As digitalizações de processos administrativos físicos legados, quando autorizadas pela Subsecretaria de Gestão, serão realizadas pelas unidades competentes, observados os procedimentos de digitalização dispostos nesta Resolução.

Art. 15 - Caso haja necessidade de se anexar ou relacionar processos administrativos físicos e eletrônicos, deve-se proceder a migração do processo físico para o meio eletrônico, nos termo do art. 13.

CAPÍTULO V

TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS NO SEI-RJ

Art. 16 - Os processos administrativos eletrônicos serão autuados a partir de qualquer documento, seja este nato-digital ou digitalizado.

Parágrafo Único. Os processos administrativos serão autuados no SEI-RJ por usuário com perfil avançado, que deverá, no momento de sua autuação, adotar os seguintes procedimentos:

I - verificar a existência de processos precedentes, com mesmo nome e mesmo assunto e, em caso positivo, notificar ao solicitante para que este verifique a real necessidade de abertura do processo solicitado;

II - classificá-lo de acordo com o Plano de Classificação de Documentos em vigor;

Art. 17 - A tramitação dos processos administrativos eletrônicos deve observar o fluxo, as orientações e base legal, disponíveis na Base de Conhecimento do SEI-RJ.

Art. 18 - Para os documentos que, pela sua natureza, exigirem celeridade e prioridade de encaminhamento na sua tramitação, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades, deve-se utilizar a funcionalidade “Retorno Programado”, devendo o usuário, na origem, definir a data em que o usuário, órgão, entidade ou setor de destino deve se manifestar no processo.

CAPÍTULO VI

DO CANCELAMENTO DE DOCUMENTO, CONCLUSÃO, ENCERRAMENTO, ARQUIVAMENTO E REABERTURA DOS PROCESSOS ELETRÔNICOS

Art. 19 - Documentos autuados equivocadamente em um processo administrativo eletrônico deverão ser anulados pela inclusão do Termo de Cancelamento de Documento, que deverá informar referenciar o documento a ser anulado, bem como apresentar as razões da anulação.

Art. 20 - Caso o documento autuado equivocadamente em um processo administrativo eletrônico possua alguma informação restrita ou que não possa permanecer visualizável no processo, ele poderá ser cancelado.

Parágrafo Único - O cancelamento do documento deverá ser solicitado ao ponto focal setorial pelo responsável da unidade que tenha autuado o documento via utilização de Termo de Cancelamento de Documento.

Art. 21 - Quando esgotados os procedimentos relacionados ao processo administrativo eletrônico na unidade, esta deve finalizá-lo.

Parágrafo Único. A finalização de um processo em unidade que não o tenha originado se dará preferencialmente pela tramitação processual para outra unidade, sem o deixar aberto na unidade em questão.

Art. 22 - Apenas a unidade geradora do processo administrativo eletrônico poderá arquivá-lo, através da funcionalidade “Concluir Processo na Unidade”, mediante o preenchimento e assinatura digital do Termo de Encerramento de Processo, nos termos do art. 22 do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017.

Art. 23 - Os processos administrativos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:

I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade a partir da data de seu arquivamento, na forma estabelecida pelo art. 22;

II - os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto em legislação vigente;

III - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Art. 24 - Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação pela Subsecretaria-Adjunta de Tecnologia da Informação (SEFAZ/SATI), de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações.

Art. 25 - Os processos administrativos eletrônicos arquivados poderão ser consultados, devendo ser reabertos apenas quando necessitarem reiniciar seu tramite.

§ 1º - Poderá reabrir um processo toda unidade pela qual ele tenha tramitado a qualquer momento durante o prazo previsto em sua tabela de temporalidade.

§ 2º - A reabertura de um processo administrativo eletrônico se dará mediante elaboração e assinatura digital de Termo de Reabertura de

Processo, nos termos do art. 22 do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017.

§ 3º - Havendo necessidade de reabertura de processo eletrônico por unidade pela qual este não tenha tramitado, ela deverá solicitar a reabertura para qualquer unidade que possa reabri-lo, preferencialmente a que o tenha originado.

Art. 26 - Os processos administrativos eletrônicos não utilizarão os seguintes documentos, utilizados pelos processos físicos:

I - Termo de Abertura de Processo;

II - Termo de Abertura de Volume;

III - Termo de Encerramento de Volume;

IV - Termo de Anexação de Documento;

V - Termo de Juntada de Processo;

VI - Termo de Apensação de Processo;

VII - Termo de Desapensação de Processo;

VIII - Termo de Acautelamento de Processo;

IX - Termo de Desacautelamento de Processo;

X - Termo de Desentranhamento;

XI -Termo de Desmembramento de Processos;

XII - Termo de Desistência do Processo;

Art. 27 - Deverão ser utilizados os modelos disponibilizados no SEIRJ para os seguintes Termos:

I - Termo de Encerramento de Processo;

II - Termo de Reabertura de Processo;

III - Termo de Existência de Documento Físico Vinculado ao Processo;

IV - Termo de Existência de Mídia Física;

V - Termo de Encerramento de Trâmite Físico;

VI - Termo de Cancelamento de Documento.

Art. 28 - Os casos omissos nesta Resolução serão dirimidos pela Subsecretaria de Gestão.

Art. 29 - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 28 de dezembro de 2018

LUIZ CLÁUDIO FERNANDES LOURENÇO GOMES

Secretário de Estado de Fazenda e Planejamento

Id: 2155501

ATOS DO SECRETÁRIO

DE 28.12.2018

REMOVE, a pedido, MONICA BEZ, Auditor Fiscal da Receita Estadual 2ª Categoria, identidade funcional nº 5006833-4, da Corregedoria Tributária de Controle Externo, da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, para a Subsecretaria Adjunta Estratégica de Receita, da Subsecretaria de Estado de Receita, da mesma Secretaria, com validade a contar de 06/08/2018. Proc. nº SEI-04/073/000071/2018.

REMOVE, a pedido, DIEGO BARROS DE ANDRADE, Auditor Fiscal da Receita Estadual 2ª Categoria, identidade funcional nº 4384078-7, da Subsecretaria Adjunta Executiva de Receita, da Subsecretaria de Estado de Receita, da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, para a Auditoria-Fiscal Especializada de Siderurgia, Metalurgia e Material de Construção em Geral, da Gerência de Coordenação das Auditorias Fiscais Especializadas, da Superintendência de Fiscalização, da Subsecretaria de Estado de Receita, da mesma Secretaria, a contar de 08/11/2018. Proc. nº SEI-04/073/000104/2018.

Id: 2155419

SUBSECRETARIA GERAL DE FAZENDA E PLANEJAMENTO

SUPERINTENDÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS

ATOS DA SUPERINTENDENTE DE 27/12/2018

REMOVE, A PEDIDO, RODRIGO FERREIRA DE QUEIROZ, Analista da Fazenda Estadual, Identidade Funcional n° 5019086-5, da Auditoria Fiscal Especializada de Substituição Tributária, para a Coordenadoria de Cadastro Fiscal, da Superintendência de Cadastro e Informações Fiscais, da Subsecretaria de Estado de Receita, da mesma Secretaria, com validade a contar de 03/13/2018. Processo n° E04/073/000125/2018.

REMOVE THIAGO BAZETH CAVALHEIRO, Analista da Fazenda Estadual, Identidade Funcional n° 5019083-0, da Superintendência de Fiscalização, da Subsecretaria de Estado de Receita, da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento, para a Coordenadoria de Suporte, da Superintendência de Automação da Fiscalização e do Atendimento, da Subsecretaria de Estado de Receita, da mesma Secretaria. Processo n° E-04/196/000044/2018. Id: 2155129

SUBSECRETARIA GERAL DE FAZENDA E PLANEJAMENTO

SUPERINTENDÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS

DESPACHO DA SUPERINTENDENTE DE 27.12.2018

PROCESSO Nº E-04/107/34/2017 - VERA LUCIA ARIAS DE SOUZA, Auditor Fiscal da Receita 1ª Categoria, ID. Funcional nº 1938304-5. AUTORIZO o gozo da Licença Prêmio. Id: 2155163

SUBSECRETARIA GERAL DE FAZENDA E PLANEJAMENTO

SUPERINTENDÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS

DESPACHO DA SUPERINTENDENTE DE 27/12/2018

PROCESSO Nº E-04/023/100339/2018 - ROSARIA PINHO SILVA, Analista da Fazenda Estadual, Id. Funcional nº 5028903-9 - AUTORIZO o pagamento do Adicional de Qualificação, em atendimento ao contido na Resolução SEFAZ-RJ nº 361, de 28 de dezembro de 2010, a partir do mês subsequente ao requerimento, nos termos do art. 1º, §1º, da citada Resolução. Id: 2155192

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JUNTA DE REVISÃO FISCAL

ATO DO PRESIDENTE

DADOS ESTATÍSTICOS DO BIMESTRE SETEMBRO E OUTUBRO DE 2018 (artigo 75, § 2º, da Resolução SER nº 023/2003.)

I - número de votos proferidos

II - número de feitos distribuídos

III - números de processos recebidos (pedido de vista)

IV - número de processos recebidos como redator

V - número de processos com diligência a pedido do relator

Auditor Tributário Matrícula I II III IV V

Admardo A. de A. Silva 0294839-6 34 32 0 0 1

Alex Conceição C. de Sá 0294608-5 36 34 0 0 3

Alex Gabriel S. da Rosa 0963611-9 52 26 2 0 2

Alexandre Marcos Paravizo 0963676-2 52 37 0 0 2

Aline Coutinho da Cunha 0955852-9 64 25 0 0 3

Alvaro Marques Neto 0943973-8 31 0 0 0 0

Andre Oliveira C. da Silva 0294745-5 56 38 0 0 0

Antonio H. F. Coutinho 0294561-6 60 34 0 0 1

Bruno Velloso Durao 0943979-5 31 25 0 0 1

David Meyer Pazuello 0294573-1 45 38 0 0 0

Eduardo dos Santos Melo 0955868-5 45 33 0 0 1

Eduardo R. de S. Ferreira 0955825-5 22 30 0 0 2

Eliane Pissinatti B. da Silva 0955838-8 36 23 0 0 0

Flavia Torquetti Magalhaes 0955804-0 42 21 0 0 0

Francis Pacheco Rodrigues 0949518-5 52 15 0 0 0

Gabriela Berro Marins 0955849-5 0 0 0 0 0

Jader H. C. De Oliveira 0949528-4 36 16 0 0 0

Jose Roberto R. Mathias 0294643-2 42 31 1 0 3

Katia Franco de Oliveira 0294755-4 0 0 0 0 0

Katya Farias Fratte 0294566-5 52 21 0 0 0

Lelyane V. M. Damasceno 0294626-7 60 23 0 0 1

Leonardo F. O. Cosenza 0949536-7 34 27 0 0 0

Leonardo P. de Souza 0943989-4 22 22 0 0 1

Luis Pedro Martelo Teixeira 0943986-0 31 36 0 0 2

Marcelo Habib Carvalho 0943993-6 36 20 0 0 0

Marcelo Maia Noro 0294562-4 48 23 0 0 2

Margarete G. Barsani 0294854-5 56 24 0 0 0

Maria Rita de B. Ferreira 0810025-7 52 31 0 0 2

Marlyus J . S. Domingos 0963619-2 60 28 0 0 0

Michel Scapini de Carvalho 0955796-8 64 27 0 0 0

Michele de Souza Ribeiro 0963667-1 56 28 0 0 0

Otávio Jaques S. Costa 0294693-7 42 8 0 0 0

Rachel Carvalho da Silva 0963612-7 0 0 0 0 0

Rafael Soares Pacheco 0294772-9 48 24 0 0 0

Sergio H. A. dos Santos 0294588-9 36 33 1 0 3

Sergio Lopes Macedo 0294733-1 52 34 0 0 0

Silvia Regina de S. Lemos 0949531-8 64 19 0 0 0

Vera Lucia M. de Freitas 0294613-5 45 0 0 0 0

Fonte: Dados extraídos do AIC - Sistema Auto de Infração

Férias no Bimestre

Admardo Augusto de Azevedo Silva (15/10 A 24/10)

Aline Coutinho da Cunha (10/10 A 19/10)

Eliane Pissinatti Barbosa da Silva (09/09 A 19/09)

Jader Honorio Correa de Oliveira (09/09 A 19/09 e 15/10 A 24/10)

Margarete Gonçalves Barsani (24/09 A 03/10)

Maria Rita de Barros Ferreira (03/09 A 12/09)

Otávio Jaques Salles Costa (15/10 A 13/11)

Sérgio Henrique Assad dos Santos (15/10 A 24/10)

Dispensa de Distribuição

Alvaro Marques Neto (Presidente da JRF a contar de 18/09/2017).

Vera Lúcia Marques de Freitas (Vice-Presidente da JRF a contar de 18/09/2017).

Katia Franco de Oliveira (Assessora da Presidência).

Gabriela Berro Marins (Licença maternidade de 30/05 a 25/11/2018)

Gabriela Berro Marins (Licença aleitamento de 26/11 a 25/01/2019)

Rachel Carvalho da Silva Carl (Licença maternidade de 19/04 a 15/10/18)

Rachel Carvalho da Silva Carl (Licença aleitamento de 16/10 a 14/01/19)

Relação dos processos distribuídos ao relator, que não foram devolvidos no prazo legal, apurado em 31/10/2018 (artigo 75, § 2º, da Resolução SER nº 023/2003)

Relator Matrícula Processo Prazo

Silvia Regina de S. Lemos 0949531-8 E04-044/100076/2018 41

Id: 2154478