1) Demissão de servidores
2) Republicação da Instrução normatiza do protocolo
3) Instrução Normativa sobre protocolo UPO
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ATO
DO GOVERNADOR
DECRETO
DE 15 DE AGOSTO DE 2019
O
GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e
tendo em vista o que consta do Processo Administrativo Disciplinar nº
E-08/008/1877/2016,
DECRETA
a PENA DE DEMISSÃO em face da servidora ANA LUCIA DA SILVA AZEVEDO, Identidade
Funcional nº 42146275, Auxiliar de Enfermagem, Vínculo 1, Matrícula nº
922407-2, por transgressão ao artigo 52, inciso V, § 1° do Decreto-Lei n°
220/1975, alterado pela Lei Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao
serviço, sem justa causa, por 10 (dez) dias consecutivos.
Id:
2201315
DECRETA
a DEMISSÃO de NILTON MICHYLLES JÚNIOR, Identidade Funcional n° 19876343, Agente
Socioeducativo Masculino, Vínculo 1, Matrícula nº 835.528-1, por transgressão
ao artigo 52, inciso V, § 1°, do Decreto-Lei n° 220/1975, alterado pela Lei
Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao serviço, sem justa causa, por 10
(dez) dias consecutivos.
DECRETA
a DEMISSÃO de ANA MARTA DAS DORES SILVA, Identidade Funcional n° 42003385,
Professor Docente I, Nível D, Referência 05, Matrícula n° 911450-5, Vínculo 1,
por transgressão ao artigo 52, inciso V, §1° do Decreto-Lei n° 220/1975,
alterado pela Lei Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao serviço, sem
justa causa, por 10 (dez) dias consecutivos.
DECRETA
a DEMISSÃO de JOSIANE CESCON FERREIRA DA SILVA, Identidade Funcional nº
4351554-1, Professor Docente I, Nível C, Referência 04, Matrícula nº 953791-1,
Vínculo 2, por transgressão ao artigo 52, inciso V, § 1°, do Decreto-Lei n°
220/1975, alterado pela Lei Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao
serviço, sem justa causa, por 10 (dez) dias consecutivos.
DECRETA
a DEMISSÃO de VINÍCIUS CARVALHO DE PAULA, Identidade Funcional n° 50319078,
Professor Docente I, Nível C, Referência 3, Vínculo 1, matrícula nº 3066221-7,
por transgressão ao artigo 52, inciso V, § 1° do Decreto-Lei n° 220/1975,
alterado pela Lei Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao serviço, sem
justa causa, por 10 (dez) dias consecutivos.
DECRETA
a DEMISSÃO de IVANE SILVA SALES, Identidade Funcional n° 3969802-5, Professor
Docente I, Nível C Referência 05, Matrícula n° 825589-5, Vínculo 1, por transgressão
ao artigo 52, inciso V, § 1°, do Decreto-Lei n° 220/1975, alterado pela Lei
Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao serviço, sem justa causa, por
10 (dez) dias consecutivos.
DECRETA
a DEMISSÃO de LUCIANITA GOUVEA SOUTO LEITE, Identidade Funcional nº 4136036-2,
Professor Docente I, Nível C, Referência 06, Matrícula nº 247.764-4, Vínculo 1
e Professor Docente I, Nível C, Referência 06, Matrícula n° 283.703-7, Vínculo
2, por transgressão ao artigo 52, inciso V, § 1° do Decreto-Lei n° 220/1975,
alterado pela Lei Complementar n° 85/1996, por ter se ausentado ao serviço, sem
justa causa, por 10 (dez) dias consecutivos
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SECRETARIA
DE ESTADO DE FAZENDA
DIRETORIA
GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS
ATOS
DA DIRETORA-GERAL
*INSTRUÇÃO
NORMATIVA SEFAZ/DGAF Nº 09 DE 25 DE JUNHO DE 2019
ESTABELECE
OS PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DE PROTOCOLO NA SECRETARIA DE ESTADO DE
FAZENDA.
A
DIRETORA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS, no uso de suas atribuições legais e
regimentais,
CONSIDERANDO:
-
as orientações do Manual de Redação Oficial do Poder Executivo do Estado do Rio
de Janeiro, atualizado pelo Decreto nº 44.970, de 2014, e do Manual de Gestão
de Protocolo, aprovado pelo Decreto nº 44.414, de 2013;
-
as regras elencadas pela Resolução SEFAZ nº 369, de 28 de dezembro de 2018, que
versam sobre os procedimentos específicos para os processos no Sistema
Eletrônico de informações - SEI-RJ; e
-
as sugestões instruídas no Processo nº E-04/070/100123/2018, para evitar
extravios de processos;
RESOLVE:
Art.
1º - A produção, o trâmite, o registro e o controle de documentos e processos
convencionais e eletrônicos da Secretaria de Estado de Fazenda - SEFAZ
dar-se-ão nos termos desta Instrução Normativa.
Art.
2º - Para os efeitos da presente Instrução Normativa considerase:
I.
Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou
suporte;
II.
DOCUMENTO NATO DIGITAL - Todo arquivo digital gerado em um computador ou
periférico, que também contenha um resumo de seu conteúdo (hash)eaidentificação
de seu autor. Caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por
meio de sistema computacional;
III.
DOCUMENTO DIGITALIZADO - É a representação digital de um documento produzido em
outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato
digital;
IV.
Expedição - É a remessa de documentos e processos para órgãos externos à
estrutura da SEFAZ;
V.
Recepção - Compreende os procedimentos de recebimento, conferência e registro
dos documentos e processos;
VI.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD) - É o instrumento legal de Gestão
de Documentos que regulamenta as ações de Transferência, Recolhimento e
Eliminação, além de definir prazos para as Idades Corrente e Intermediária, em
função de valores administrativo, legal e fiscal.
Art.
3º - A Equipe de Protocolo, Arquivo e Gestão de Documentos da SEFAZ - EPAG atua
como ponto focal dos Sistemas UPO e SEI-RJ, é a responsável por:
I.
Manter atualizados os dados relativos à SEFAZ nos Sistema de Protocolo
Integrado do Poder Executivo Estadual - UPO e no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI-RJ.
II.
Manter atualizada a relação de Unidades Protocoladoras;
III.
Atuar em conjunto com a Comissão de Gestão de Documentos da SEFAZ, o Arquivo
Público do Estado Rio de Janeiro - APERJ, o Centro de Tecnologia de Informação
e Comunicação do Estado do Rio de Janeiro - PRODERJ e a Superintendência de
Gestão do Processo Digital - SGPD, nas questões referentes aos Sistemas UPO e
SEI-RJ;
IV.
Orientar e capacitar as Unidades Protocoladoras Setoriais;
V.
Receber e realizar a distribuição interna de todos os documentos externos da
SEFAZ, com exceção dos recebidos diretamente pela Divisão de Atendimento ao
Contribuinte - DAC, pelas Repartições Fazendárias instaladas fora do edifício
sede da SEFAZ, pela Junta de Revisão Fiscal e pelo Conselho de Contribuintes do
Estado do Rio de Janeiro;
VI.
Excluir os registros de processos/documentos no UPO, após autorização das
autoridades competentes e do Departamento Geral de Administração e Finanças -
DGAF;
VII.
Solicitar capacitação de usuários ao órgão gestor do SEI-RJ;
VIII.
Encaminhar solicitação de cadastro de tipos de documentos e tipos de processos
aos órgãos gestores do UPO e do SEI-RJ;
IX.
Atribuir perfis de acesso aos usuários, de acordo com parâmetros do órgão
central do SEI-RJ;
X.
Encaminhar ao órgão gestor do SEI-RJ solicitação de autorização para
digitalização de processo aberto em meio físico; e
XI.
Encaminhar ao órgão gestor do SEI-RJ solicitação excepcional de abertura e
tramitação de processo administrativo em meio físico, em caso de
impossibilidade técnica momentânea de autuação e tramitação de processos
administrativos eletrônicos no SEI-RJ.
Art.
4º - Compete às Unidades Protocoladoras dos setores da Secretaria de Estado de
Fazenda:
I.
Realizar e controlar a recepção, a distribuição interna e a expedição de
documentos e processos dentro de suas esferas de atuação;
II.
Auxiliar a Comissão de Gestão de Documentos - CGD e a Ouvidoria Tributária no
atendimento às solicitações de desarquivamento, vistas e/ou cópias de processos
ou documentos demandados por cidadãos/contribuintes que tenham optado ou não
pelo acesso nos termos da Lei de Acesso à Informação;
III.
Realizar procedimentos processuais exclusivamente dentro de suas esferas de
atuação; e
IV.
Gerir os acessos e as atividades realizadas no UPO exclusivamente dentro de sua
esfera de atuação:
V.
Impedir o uso indevido de logins e senhas;
VI.
Acompanhar o trâmite e o recebimento dos processos e dos documentos;
VII.
Comunicar à EPAG qualquer inconsistência encontrada ou cometida; e
VIII.
Disseminar as políticas e diretrizes de protocolo dentro de suas esferas de
atuação.
Art.
5º - Todos os procedimentos processuais, o trâmite, a confirmação de
recebimento, a reconstituição e o arquivamento de documentos e processos serão
obrigatoriamente registrados no UPO.
Art.
6º - Apenas os gestores de cada área poderão requerer a criação de novas
Unidades Protocoladora ou Administrativa, alteração de Unidades, e inclusão ou
exclusão de operadores no sistema UPO.
Parágrafo
Único - Para a criação alteração ou exclusão de Unidades Protocoladora ou
Administrativa no UPO, o gestor deverá encaminhar sua solicitação via e-mail,
para o endereço upo@fazenda.rj.gov.br,
informando:
I.
O nome e a sigla da área, que será cadastrada no UPO;
a.
A sigla não poderá conter mais do que oito caracteres;
II.
O tipo da Unidade: administrativa ou protocoladora;
III.
O nome, o CPF e o Id. Funcional do servidor responsável pela nova unidade no
UPO; e
IV.
Os contatos do servidor responsável pela nova unidade no UPO: telefone e e-mail
institucionais.
Art.
7º - Para concessões de acesso ao sistema UPO a novos usuários, o gestor deverá
encaminhar sua solicitação via e-mail, para o endereço upo@fazenda.rj.gov.br, informando:
I.
Sigla da Unidade Protocoladora ou Administrativa;
II.
Nome completo do servidor;
III.
Id. Funcional;
IV.
CPF;
V.
E-mail institucional;
VI.
Data de nascimento; e
VII.
Número do telefone institucional.
§
1º- Apenas servidores com a nomeação publicada em DOERJ poderão ter acesso ao
sistema UPO, ficando vedado o seu acesso por funcionários terceirizados,
estagiários e aprendizes.
§
2º - Para alteração de perfis, inclusão ou exclusão de operadores em Unidades
Protocoladoras e Administrativas no UPO, o gestor deverá encaminhar sua
solicitação para o endereço upo@fazenda.rj.gov.br,
informando:
I.
Nome completo do operador;
II.
Código de operador, utilizado no UPO;
III.
Código de usuário, utilizado no Portal Corporativo; e
IV.
Sigla da Unidade Protocoladora/Administrativa.
§
3º - Servidores com o Usuário suspenso ou outros problemas de acesso no Portal
Corporativo (www.portalsistemascorporativos.rj.gov.br/)
deverão clicar no link: “Clique aqui”, localizado à esquerda da tela:
I.
Ao acessar a página destinada à recuperação de acesso, o servidor preencherá os
dados solicitados, exceto o campo “ID Funcional”, que permanecerá em branco;
II.
Após completar o preenchimento dos campos, o servidor confirmará os dados e
anotará as informações concedidas ao fim do procedimento;
III.
Retornar à página inicial do Portal Corporativo e preencher o Usuário e a senha
fornecida;
IV.
Imediatamente, o usuário deverá escolher e confirmar uma nova senha, que
obrigatoriamente iniciará com uma letra, e deverá conter entre quatro e oito
caracteres;
V.
Caso o procedimento falhe, o servidor deverá encaminhar um email para o
endereço upo@fazenda.rj.gov.br,
relatando o problema ocorrido.
§
4º - Caso o servidor precise reativar o seu Usuário, deverá encaminhar a sua
solicitação para o e-mail upo@fazenda.rj.gov.br,
informando os dados abaixo:
I.
Sigla da Unidade Protocoladora ou Administrativa;
II.
Nome completo;
III.
Id. Funcional;
IV.
CPF;
V.
E-mail institucional;
VI.
Data de nascimento; e
VII.
Número do telefone institucional.
§
5º - Para acessar o UPO, o servidor deverá preencher os dados solicitados pelo
sistema:
I.
Órgão;
II.
Protocolo;
III.
Operador; e
IV.
Senha numérica de três dígitos.
§
6º - Para solicitar nova senha numérica o servidor enviará a solicitação para o
e-mail, upo@fazenda.rj.gov.br,
informando os códigos de Usuário e Operador.
Art.
8º - A elaboração de todo documento oficial produzido em meio convencional pela
SEFAZ deverá apresentar a seguinte estrutura:
I.
Margens superior e inferior de 2,5 cm e laterais de 3 cm;
II.
Cabeçalho, que será inserido apenas na primeira página do documento e conterá:
a.
Brasão do Estado do Rio de Janeiro, disponível na Intranet, em Órgãos - dgaf -
coscont - Protocolo - Brasão oficial para documentos;
b.
Identificadores fixos (Governo do Estado do Rio de Janeiro e Secretaria de
Estado de Fazenda), seguidos pela Unidade Administrativa com maior nível
hierárquico à qual o produtor do documento está subordinado;
c.
Os identificadores e a Unidade Administrativa deverão ser escritos com a fonte
Times New Roman, tamanho 9. As letras iniciais de cada palavra deverão estar em
caixa alta e as demais em caixa baixa.
III.
Texto, que deverá ser produzido com a letra Times New Roman, tamanho 12,
espaçamento entre linhas de 1,5 cm e espaçamento de parágrafo de 1,25 cm;
IV.
Assinatura, sempre centralizada à página, com espaçamento entre linhas de 1cm,
fonte Times New Roman, tamanho 12 e:
a.
Nome completo do signatário;
b.
Cargo e Unidade Administrativa, abaixo e centralizado, escrito com as letras
iniciais de cada palavra em caixa alta e as demais letras em caixa baixa;
c.
Número da Identidade Funcional, sob o cargo.
V.
Rodapé, quando aplicável, deverá ser produzido em Times New Roman, tamanho 9,
com o texto centralizado e conterá:
a.
Nome da SEFAZ por extenso e em negrito;
b.
Endereço da Unidade Administrativa produtora do documento;
c.
Telefone da Unidade Administrativa produtora do documento; e
d.
E-mail institucional da Unidade Administrativa produtora do documento.
VI.
Não é permitido o uso do e-mail pessoal do servidor;
VII.
O Código de Classificação deve ser inserido no canto superior esquerdo,
conforme tipologia documental correspondente nos Planos de Classificação de
Documentos das Atividades Meio e Fim de cada Unidade Administrativa, quando
houver;
VIII.
Se o documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida marcação ou
indicação de grau de sigilo ou indicação das demais hipóteses de restrição de
acesso que possuam legislação própria, no canto superior esquerdo, acima do
Código de Classificação, com o respectivo grau de sigilo em cada página;
IX.
Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de
encaminhamento na sua tramitação, deve-se inserir carimbo de classificação de
precedência (URGENTE ou URGENTÍSSIMO) abaixo
da
Classificação de Sigilo.
X.
Se o documento possuir anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s) documental(is)
anexada(s) e a quantidade de folhas entre parênteses;
Art.
9º - O Ofício é uma correspondência expedida para entes externos à estrutura da
Secretaria de Estado de Fazenda;
§
1º- A produção de Ofício Conjunto obedecerá ao layout normal do Ofício, e seus
identificadores serão formatados do seguinte modo:
I.
Nome abreviado da espécie documental, seguido pela palavra CONJUNTO, pelas
siglas dos órgãos, em caixa alta, pelo número de ordem do documento e pelo ano,
conforme o exemplo abaixo:
OF.CONJUNTO/SEFAZ/CGE
nº XX/2019
§
2º - É obrigatório o uso do rodapé nos Ofícios expedidos pela SEFAZ. O rodapé
aparecerá apenas na primeira folha do documento, ficará centralizado à página,
será escrito utilizando a fonte Times New Roman, tamanho 9, com espaçamento
entre linhas de 1cm e deverá conter os seguintes elementos:
I.
Nome da SEFAZ por extenso e em negrito;
II.
Nome e endereço completo do Setor que produziu o ofício;
III.
Telefone de contato;
IV.
Correio eletrônico institucional, caso exista;
Art.
10 - O despacho é uma espécie documental, com códigos de classificação
específicos.
§
1º- Os despachos não serão exarados na mesma folha do original, e sim em folha
separada;
§
2º - É vedada a utilização do verso das folhas dos despachos;
§
3º - É obrigatório o uso de rodapé nos despachos;
§
4º - Fica dispensada a inserção de folha em branco (Folha de Continuação) no
final do processo.
Art.
11 - Os documentos com classificação de precedência terão prioridade na
tramitação.
Art.
12 - Todos os documentos com classificação de sigiloso e/ou dados pessoais
deverão tramitar em envelope duplo.
Art.
13 - Quando da necessidade de abertura de processo, o solicitante deverá
informar, a Unidade Protocoladora Setorial, o assunto, segundo a numeração do
UPO e os graus de sigilo e celeridade;
§
1º- A relação de Códigos e Assuntos está disponível na Intranet, no endereço:
Órgãos - DGAF - COSCONT - Protocolo - Sistema de pesquisa de códigos de
documentos;
§
2º - A Unidade Protocoladora abrirá o processo, instruirá o Termo de Abertura e
o documento originador e preencherá a capa do processo administrativo,
informando o órgão, o número do processo, a data de abertura, o nome do
interessado e o assunto;
§
3º - O solicitante receberá o processo e instruirá as demais peças processuais;
§
4º - Apenas a capa inicial do processo (parte que possui o Brasão do Estado e
os dados do processo) contará com folha, mas não será numerada.
Art.
14 - O processo administrativo não poderá exceder 220 folhas, por volume, sendo
necessária a abertura de novos volumes, sempre que o total de folhas instruídas
alcançar o limite 219 folhas.
§
1º- A capa dos volumes contará como folha, mas não será numerada;
§
2º - É vedada a quebra de páginas de documentos a serem instruídos no volume;
§
3º - Sempre encerrar o volume anterior, antes da abertura do seguinte.
§
4º - Os Termos de Encerramento de Volumes contam como peças do processo e
receberão carimbo de instrução processual, que deverá ser devidamente
preenchido e numerado;
§
5º - O Termo de Encerramento será considerado no total de folhas do processo.
Art.
15 - Todas as solicitações de alteração ou exclusão de processos/documentos
devem ser submetidas aos Subsecretários de Estado de Fazenda, ou gestor com
cargo equivalente, a quem compete deferir ou indeferir tais solicitações.
§
1º- As alterações ou exclusões de documentos e processos serão requeridas
mediante o preenchimento de formulários próprios, disponíveis na Intranet, em
Órgãos - DGAF - COSCONT - Protocolo - Modelo de Documentos - Requerimentos;
§
2º - O titular da unidade originadora do processo/documento que será
alterado/excluído preencherá e assinará o formulário, justificando o feito;
§
3º - O formulário será registrado no UPO como REQUERIMENTO (5) e encaminhado
para a apreciação e autorização do Subsecretário imediato dessa unidade, que, a
pós a análise, encaminhará o formulário para o Protocolo Geral da SEFAZ.
Art.
16 - Fica vedada a exclusão de processos/documentos que tenham sido tramitados.
Parágrafo
Único - Processos criados em duplicidade poderão ser juntados ou apensados.
Art.
17 - A anexação de documentos em processos será realizada pela Unidade
Protocoladora, que sempre incluirá os anexos após a última folha do processo.
§
1º- Será preenchido um Termo de Anexação de Documentos, para cada documento ou
grupo de documentos a ser anexado;
§
2º - Poderão ser anexados documentos isolados e com procedências distintas no
processo administrativo;
§
3º - Cada um dos diferentes anexos, recebidos em tempos distintos, serão
diferenciados pela FOLHA DE INDICAÇÃO DE ANEXO, que receberá numeração
sequencial em algarismos romanos (Anexo I, Anexo II, etc.)
§
4º - Os documentos anexados deverão receber o carimbo de instrução de anexo, ou
marcação com os dados desse carimbo, bem como numeração sequencial, em numeral
arábico (Exemplo: Anexo I possui 3 folhas, sendo folha 1, folha 2 e folha 3 ou
fl. 1, fl. 2 e fl. 3);
§
5º - Documentos encadernados ou em brochura, bem como os de grande volume,
serão anexados em volume próprio, e seguirão juntos ao processo, com a
indicação clara de “ANEXO”, em sua capa, bem como registro do número do
processo;
§
6º - A anexação apenas será desfeita a partir do desentranhamento e/ou do
desmembramento de peças.
Art.
18 - Na juntada, o processo mais recente é definitivamente unido ao mais antigo
e seu trâmite será encerrado;
Art.
19 - Os processos autuados antes da publicação do Decreto Estadual nº 43.897,
de 30 de outubro de 2012, não precisarão ser adequados às suas regras.
§
1º- Os documentos criados a partir de 30 de outubro de 2012, e instruídos nos
processos citados no caput, deverão estar em conformidade com a 2ª Edição do
Manual de Gestão de Protocolo;
§
2º - Se os processos citados no caput possuírem mais de 10 % do limite de
folhas determinado na 2ª Edição do Manual de Gestão de Protocolo, eles não
poderão tramitar sem o encerramento e a abertura dos volumes correspondentes;
§
3º - A Procuradoria Geral do Estado, o Sistema Jurídico Estadual, os Órgãos da
Administração Indireta e os órgãos externos ao Poder Executivo Estadual não
estão sujeitos às regras do Manual de Gestão de Protocolo; e
§
4º - Ainda que os processos e documentos advindos destes órgãos possuam
inconformidades em relação a essas regras, as Unidades Protocoladoras da SEFAZ
não deverão devolvê-los, exceto após análise dos casos abaixo:
a.
Falta de folhas;
b.
Falta de apensos ou anexos;
c.
Falta de assinatura; e
d.
Rasura ou deterioração que prejudique a informação.
Art.
20 - Toda a tramitação de documentos oficiais produzidos em meio físico será
registrada no UPO.
§
1º- Relatórios, cópias diversas, registros de frequências, e demais documentos
que não necessitem de registro no UPO, poderão ser relacionados em guias
manuais.
§
2º - Antes do registro do recebimento de um processo ou documento no UPO, as
Unidades Protocoladoras e Administrativas deverão:
I.
Conferir se a estrutura dos documentos está de acordo com o disposto no Manual
de Gestão de Protocolo e do Manual de Redação Oficial do Estado;
II.
Conferir se os documentos estão classificados de acordo com os Planos de
Classificação de Documentos em vigor;
III.
Verificar se os documentos possuem classificação de sigilo e/ou celeridade; e
IV.
Conferir se os processos estão íntegros, com todas as peças corretamente
instruídas, com os devidos despachos, anexos, apensos e/ou volumes.
§
3º - As Unidades Protocoladoras da SEFAZ lotadas no Edifício Sede deverão
controlar a entregaearecepção de seus documentos/processos por meio do
Formulário de Controle de Guias (Anexo VII), no qual serão relacionadas as
guias emitidas no UPO
§
4º - O Formulário de Controle de Guias servirá para atestar apenas o
recebimento físico dos documentos/processos, sendo necessária, posteriormente,
a execução dos procedimentos previstos no § 2º.
§
5º - O Formulário será impresso em duas vias, e acompanhará as guias de remessa
do UPO;
§
6º - As Unidades deverão, obrigatoriamente, conferir e assinar o Formulário no
momento em que receber os documentos/processos;
§
7º - Após o recebimento do Formulário, o destinatário deverá, no prazo de 20
dias, assinar a guia de remessa do UPO, bem como efetuar o recebimento
eletrônico da mesma e devolvê-la a origem;
§
8º - O Formulário de Controle de Guias está disponível na Intranet, em Órgãos -
DGAF - COSCONT - Protocolo - Modelo de Documentos.
§
9º - A Unidade que encaminhou o documento/processo deverá, no prazo de 30 dias,
verificar se a guia de remessa foi efetivamente aceita no sistema UPO;
§
10 - Em caso de não recebimento, o órgão remetente deve contatar o destinatário
para saber a situação da guia, cobrando a confirmação de seu recebimento no
Sistema UPO;
§
11 - As falhas nos procedimentos processuais elencados no § 2º resultarão na
devolução do documento/processo ao remetente para correção, por meio de guias
manuais.
§
12 - As guias manuais emitidas deverão ser numeradas e controladas pelas
Unidades que as produziram.
Art.
21 - É vedado aos Auditores Fiscais da Receita Estadual tramitar processos para
fora de sua lotação, devendo fazê-lo por intermédio da Unidade Protocoladora ou
Administrativa de sua Auditoria ou setor.
Art.
22 - Para a retificação dos elementos processuais deve-se apor o carimbo de
Emenda Carmim, no canto superior direito da folha, abaixo do carimbo de
instrução, e preencher todos os campos com caneta de tinta vermelha, inclusive
o ID Funcional.
Art.
23 - É vedada a inclusão de novas peças processuais em um processo encerrado
sem a devida reabertura do mesmo.
§
1º - O encerramento e posterior arquivamento do processo dar-se-á nos termos do
Decreto nº 44.012/2013, que trata da gestão dos documentos do Poder Executivo
do Estado do Rio de Janeiro.
§
2º - As Unidades Protocoladoras e Administrativas da SEFAZ, lotadas no edifício
Sede, deverão encaminhar os processos para arquivamento, em sacolas de malote
lacradas, devidamente identificadas, com a sigla ou nome da origem e com a
relação das guias, segundo a orientação do § 4º, do artigo 16, dessa Instrução
Normativa.
§
3º - A reabertura de um processo poderá ser realizada por qualquer Unidade
Protocoladora da SEFAZ.
§
4º - Excetua-se da regra exarada no parágrafo acima as Unidades de Arquivo,
salvo os processos relacionados às suas próprias atividades.
Art.
24 - O acautelamento de um processo não poderá exceder 12 meses.
Parágrafo
Único - A permanência do acautelamento deverá ser motivada pelo gestor da
Unidade, em despacho instruído no processo.
Art.
25 - Em caso de extravio de um processo físico, o mesmo poderá ser
reconstituído.
§
1º - O processo reconstituído será autuado no UPO e receberá um novo número.
§
2º - A Unidade Protocoladora deverá registrar, no campo “Observação” do UPO,
todas as informações sobre a reconstituição do processo.
§
3º - Após o preenchimento do Termo de Abertura do processo, deverão ser
acrescidas as seguintes informações: “Este processo é uma reconstituição do
processo E-04/PPP/XXXXXXXX/AAAA, aberto em, DD/MM/AAAA”.
§
4º - O processo reconstituído será apensado ao processo original caso este
reapareça.
§
5º - Os processos tributários referentes à constituição de crédito tributário
(Auto de Infração, Parcelamento, Nota de Lançamento, Nota de Débito, etc...)
seguirão as orientações internas divulgadas pela Superintendência de
Arrecadação - SUAR.
Art.
26 - Apenas os servidores estatutários e os comissionados podem assinar e/ou rubricar
documentos oficiais, sejam eles analógicos ou eletrônicos.
Art.
27 - Todos os tipos documentais e processos mapeados pela Secretaria de Estado
da Casa Civil e Governança, bem como as Correspondências Internas geradas pela
SEFAZ deverão obrigatoriamente ser registrados e tramitados no SEI-RJ.
§
1º - Caso o processo SEI-RJ deva ser tramitado para alguma empresa, órgão ou
entidade do Estado do Rio de Janeiro que ainda não possua acesso ao sistema
como usuários interno ou externo, deve-se seguir os seguintes procedimentos:
I.
As Unidades da SEFAZ deverão salvar o processo SEI-RJ em formato PDF, em mídia
(CD, DVD ou Pen Drive);
II.
Após, produzir um ofício no SEI-RJ, imprimir e encaminha-lo ao destinatário,
junto com a íntegra do processo administrativo salvo na mídia;
III.
As mídias deverão ser anexadas ao ofício de modo seguro, evitando danos ou
perdas;
IV.
As Unidades da SEFAZ que receberem ofícios com mídias deverão proceder ao
devido encaminhamento interno sem, contudo, autuar processo físico.
§
2º - O limite máximo para captura de arquivos de documentos individuais para o
SEI-RJ será de 20 mb.
§
3º - Nos casos em que o documento digital ultrapasse o limite estabelecido no
parágrafo anterior, sendo necessário o seu armazenamento em mídias, os setores
deverão:
I.
Identificar corretamente a mídia, indicando os tipos de documentos e informar
número do processo SEI-RJ;
II.
Respeitar o prazo de guarda da mídia, considerando a temporalidade do processo
SEI-RJ, estabelecido nas Tabelas de Temporalidade das Atividades Meio ou Fim;
III.
Arquivar a mídia acondicionada em envelope e acompanhada do formulário Listagem
de Transferência de Documentos, devidamente preenchido, disponível na Intranet,
em Órgãos - SUPFI - COSCONT - Gestão de Documentos - GD - Transferência de
Documentos para Arquivo.
§
4º - Os documentos originais recebidos pelos protocolos da SEFAZ que serão
capturados para o SEI-RJ deverão ser devolvidos ao interessado.
Art.
28 - Os processos SEI-RJ deverão ser concluídos antes do arquivamento das
mídias, de que trata o artigo anterior.
Art.
29 - As solicitações para cadastro de usuários ou unidades no SEI-RJ deverão
ser encaminhadas, pelo gestor da unidade, ao endereço sei-rj@fazenda.rj.gov.br.
Parágrafo
Único - O gestor da unidade deverá informar a unidade SEI-RJ, o nome completo,
login de rede, ID Funcional, Gênero, telefone e e-mail, cargo e CPF do servidor
a ser cadastrado, bem como o perfil do usuário:
I.
Os perfis de usuários do SEI-RJ disponíveis são:
a.
Consulta: Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações
b.
Colaborador: Executa as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico,
porém NÃO PODE ASSINAR DOCUMENTOS.
c.
Básico: Pode receber processos na unidade; atribuir processos a outros
servidores da unidade; concluir processos; inserir anotações e marcadores;
consultar andamento do processo; realizar consultas de processos e documentos;
manifestar ciência; controlar prazos; incluir e assinar documentos internos;
incluir e autenticar documentos externos; imprimir documentos; gerar PDF e ZIP
de processos; tramitar processos; criar e utilizar blocos de reunião, interno e
de assinatura; acompanhar as estatísticas de processos e da unidade.
d.
Avançado: Executa as funções disponíveis aos usuários básicos além de poder
reabrir processo; sobrestar processo; relacionar processo; iniciar processo
relacionado; duplicar processo; gerenciar acesso
externo
e gerar circular.
Art.
30 - A exclusão de documentos no SEI-RJ será precedida da instrução do Termo de
Cancelamento de Documentos no processo.
Parágrafo
Único - Após a instrução do termo citado no Caput, a unidade deverá encaminhar
e-mail ao Protocolo Geral, solicitando a exclusão.
Art.
31 - Os pedidos de vista, certidões ou de cópia de processos ou documentos não
suspendem nem interrompem os prazos processuais.
§
1º - É vedada a vista e o fornecimento a terceiros de cópia de documentos e
processos classificados como sigilosos.
§
2º - O indeferimento do acesso a documento instruído em processo administrativo
ou a cópia de documentos, nas hipóteses do Caput deste artigo, deverá ser
fundamentado pela autoridade competente.
§
3º - O acesso a processos que contenham informações relacionadas à intimidade,
a vida privada, à honra e à imagem de pessoas ou que possam pôr em risco a
segurança da sociedade e do Estado deve se restringir às partes, aos seus
herdeiros e aos procuradores devidamente constituídos.
§
4º - Nenhuma cópia de documento sem assinatura ou despacho não publicado,
quando for o caso, poderá ser fornecida, salvo por autorização expressa da
autoridade competente.
§
5º - Em caso de exigência de cópias de documentos pessoais, por parte do agente
público, este deverá prover as cópias gratuitamente, caso o requerente não as
tenha.
§
6º - O agente público deverá inserir, nas referidas cópias, duas linhas
paralelas com os dizeres: Documento entregue à SEFAZ: Lei nº 7.963/2018.
§
7º - As duas linhas paralelas devem ser inseridas em diagonal, iniciando na
parte inferior esquerda e terminando na superior direita.
§
8º - O requerente, seja servidor ou outro cidadão, deverá arcar com os custos
da reprodução dos documentos pretendidos, no valor de R$ 0,10 (dez centavos)
por folha, através do pagamento da Guia de Recolhimento do Estado do Rio de
Janeiro - GRE, utilizando os seguintes dados:
I.
Unidade Gestora Arrecadadora - UGA: 200100
II.
Código do Recolhimento: 21003-9
§
9º - Terá direito à isenção dos custos o interessado, pessoa física, que
comprovar renda total familiar de no máximo 04 (quatro) salários mínimos
mensais;
§
10 - A SEFAZ não fará reproduções fotocopiadas em dimensões diversas ao tamanho
A4, limitando-se a reduções ou ampliações de texto ou imagens contidas nos
documentos solicitados, no limite do tamanho indicado nesse parágrafo.
§
11º - Feita a solicitação, a Subsecretaria responsável pelo processo/documento
procederá à análise do pedido, deferindo ou indeferindo, a solicitação.
§
12 - Caso a solicitação seja deferida, a Subsecretaria responsável pelo
atendimento deverá informar ao requerente a quantidade de cópias demandadas e o
valor do ressarcimento.
§
13 - O requerente deverá, em até dez dias úteis, comprovar o pagamento da GRE,
referente à solicitação de cópias, a favor da SEFAZ.
§
14 - Comprovado o ressarcimento, o responsável pelo atendimento providenciará
às cópias e agendará o dia da entrega com o requerente.
Art.
32 - Os serviços de postagem de correspondências serão exclusivamente
utilizados no âmbito das atividades da SEFAZ, sendo vedada a sua utilização
para fins pessoais.
Parágrafo
Único - Os serviços de postagem de correspondência serão prestados pelos
Correios, nas seguintes modalidades:
I.
CARTA SIMPLES: Para o envio de correspondências em geral.
a.
Características:
a.
1. Prazo de entrega: Aproximadamente em até 02 dias úteis da postagem;
a.
2. Devolução ao remetente: No caso de não localização do endereço ou recusa.
II.
CARTA REGISTRADA: Mesma definição da Carta Simples, no entanto, com o seu
registro, o remetente recebe um documento de comprovação da postagem, com a
numeração específica de seu registro.
a.
Características:
a.1.
Prazo de entrega: Aproximadamente em até 03 dias úteis da postagem;
a.2.
Devolução ao remetente: No caso de não localização do endereço, recusa ou
ausência;
a.3.
Confirmação da entrega: Por rastreamento pelo número do registro através do
site www.correios.com.br.
III.
CARTA REGISTRADA COM AVISO DE RECEBIMENTO - AR:
Mesma
definição da Carta Registrada, com o acréscimo do preenchimento de formulário
próprio, denominado AR, que permite comprovar ao remetente que o objeto por ele
postado foi entregue. O AR volta ao remetente com a data de recebimento e a
assinatura da pessoa que recebeu a correspondência.
a.
Características:
a.1.
Prazo de entrega: Aproximadamente em até 03 dias úteis da postagem;
a.2.
Devolução ao remetente: No caso de não localização do endereço, recusa ou
ausência;
a.3.
Confirmação da entrega: Por rastreamento pelo número do registro através do
site www.correios.com.br e retorno do
AR.
IV.
SEDEX: Serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos em
caráter de URGÊNCIA.
a.
Características:
a.1.
Prazo de entrega: Urgente, aproximadamente em até 01 dia útil da postagem;
a.2.
Devolução ao remetente: No caso de não localização do endereço, recusa ou
ausência;
a.3.
Confirmação da entrega: Por rastreamento pelo número do registro através do
site www.correios.com.br.
V.
SEDEX 10: Serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos e
mercadorias com entrega garantida até às 10 horas da manhã do dia útil seguinte
ao da postagem, não abrange todas as cidades do Brasil.
a.
Características:
a.1.
Prazo de entrega: Urgentíssimo, até às 10 horas da manhã do dia útil seguinte
ao da postagem;
a.2.
Devolução ao remetente: No caso de não localização do endereço, recusa ou
ausência;
a.3.
Confirmação da entrega: Por rastreamento pelo número do registro através do
site www.correios.com.br ou pelo
retorno do AR quando utilizado.
Art.
33 - Os gestores das Unidades deverão observar a devida necessidade de envio
por cada tipo de correspondência obedecendo aos seguintes critérios:
a.
Toda correspondência que não necessitar do registro de postagem, nem instrução
em processo, nem urgência, deverá ser encaminhada via Carta Comercial Simples;
b.
Toda correspondência que necessitar ter um registro de postagem, porém não
necessitar instrução em processo, ou comprovação oficial de recebimento, deverá
ser encaminhada via Carta Comercial Registrada, podendo a mesma ser rastreada
pelo site dos Correios, através do número de registro;
c.
Apenas as correspondências que necessitarem comprovação oficial de recebimento,
com instrução em processo para contagem de prazo, deverão ser encaminhadas por
Carta Comercial Registrada com AR;
d.
O serviço de Sedex é exclusivo para o envio das correspondências urgentes, em
especial para a resposta a entes do Sistema Judiciário, que tenham prazos de
resposta.
Art.
34 - As correspondências encaminhadas para envio deverão estar em envelopes devidamente
identificados com o destinatário, remetente e o nº do expediente encaminhado no
envelope, para facilitar o encaminhamento ao destino correto, assim como em
caso de a correspondência ser devolvida, que retorne também para o remetente
correto;
§
1º - Quando a correspondência for devolvida, observar sempre o motivo pelo qual
foi feito a devolução e atualizar sempre os dados, evitando que a mesma seja
novamente encaminhada ao mesmo destino, para mesma pessoa e retorne por
devolução novamente;
§
2º - Em caso de envio com AR, este deve estar devidamente preenchido,
identificando a correspondência encaminhada, assim como o local de devolução;
§
3º - O AR não substitui o endereçamento no envelope, sendo assim, tanto o
envelope como o AR devem estar devidamente preenchidos com o destinatário,
conteúdo e remetente;
Art.
35 - Os envios de ofício Circular e Carta Circular deverão priorizar o uso de
cartas simples.
Art.
36 - As unidades deverão encaminhar as suas postagens, independente do serviço
até às 13h00. Após essa hora a correspondência seguira no dia seguinte a
entrega.
Parágrafo
Único - As correspondências deverão ser encaminhadas junto com o Formulário de
Solicitação de Postagem, devidamente preenchido. O formulário está disponível
na Intranet, em Órgãos – DGAF - CONSCONT - Protocolo - Correios.
Art.
37 - O serviço de Malote é prestado pelos Correios e está disponível para o
envio e a recepção de documentos entre a SEDE da SEFAZ e as Auditorias da
Capital, da Região Metropolitana e do Interior.
§
1º - As Auditorias e Postos Fiscais que possuem percursos de malotes deverão
controlar a frequência de remessa e coleta contratada, observando a tabela de
Percursos de Malotes disponível na Intranet, em Órgãos - DGAF - CONSCONT -
Protocolo - Correios.
§
2º - As inconsistências verificadas nos trâmites das sacolas deverão ser
comunicadas ao Protocolo Geral da SEFAZ.
§
3º - As Auditorias e Postos Fiscais deverão registrar o conteúdo das sacolas na
Relação de Conteúdo de Malote, disponível na Intranet, em Órgãos - DGAF -
CONSCONT - Protocolo - Correios.
§
4º - O formulário será preenchido em duas vias, e nele será relacionado o
conteúdo das sacolas de malote, informando o número da sacola e das guias de
cada lote ou unidade de documentos/processos, que seguirão para conferência e
assinatura do Protocolo.
§
5º - Os documentos/processos urgentes deverão estar expressamente sinalizados;
§
6º - As Auditorias e Postos Fiscais não deverão acumular sacolas em suas
repartições. As sacolas vazias retornarão ao Protocolo da SEFAZ;
Art.
38 - Os casos não previstos nesta Instrução Normativa, serão tratados pela
Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo da SEFAZ/RJ.
Art.
39 - A presente Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Art.
40 - Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação,
revogam-se as disposições em contrário, em especial a Instrução Normativa DGAF
Nº 007/2015.
Rio
de Janeiro, 25 de junho de 2019
DÉBORA
PEÇANHA GONÇALVES
Diretora-Geral
de Administração e Finanças
Pág.
10
INSTRUÇÃO
NORMATIVA DGAF Nº 10 DE 01 DE AGOSTO DE 2016
ALTERA
A REDAÇÃO DO ARTIGO 21 DA INSTRUAÇÃO NORMATIVA DGAF Nº 009 DE 25 DE JUNHO DE
2019.
A
DIRETORA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS, no uso de suas atribuições legais e
regimentais, RESOLVE:
Art.
1º - Alterar o artigo 21 da Instrução Normativa DGAF nº 009, de 25 de junho de
2019, publicada no Diário Oficial de 04 de julho de 2019 que passa a ter a
seguinte redação:
“Art.
21 - É vedado aos servidores que possuem unidades próprias no UPO tramitar
processos para fora de sua lotação, devendo fazê-lo por intermédio da Unidade
Protocoladora ou Administrativa de sua Auditoria ou setor. ”
Art.
2º - A presente Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação,
revogadas as disposições em contrário.
Rio
de Janeiro, 01 de agosto de 2019
DÉBORA
PEÇANHA GONÇALVES
Diretora-Geral
de Administração e Finanças Id: 2201041
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